Mis on kohaletoimetamise kviitung?

Saatekviitung on dokument, mis kinnitab sõnumi, objekti või tellimuse kohaletoimetamist. Saatekviitungeid saab kasutada mitmel viisil, sealhulgas postivahetuses ja ettevõtte poolt kohaletoimetamiseks väljasaadetud tellimuste logimiseks. Saadaval on üldised versioonid, mida ettevõtted saavad vajadusel täita, ja paljud tarnimist abistavad tarkvaraprogrammid koostavad ka kohaletoimetamise kviitungeid.

Üks seade, kus seda tüüpi dokumente on levinud, on postkontor, kust saatjad saavad lisatasu eest taotleda saatekviitungit. Kui kiri saabub, peab saaja sellele allkirja andma, kinnitades kättetoimetamist. See võimaldab saatjal teada, et post saabus turvaliselt. See võib olla oluline juhul, kui on kehtestatud tähtaeg või sarnane meede ning saatja soovib vaidluse korral dokumente. Näiteks kui advokaat väidab, et ta ei saanud õigeaegselt teadet, võib saatja kasutada kättesaamiskviitungit vastupidise tõendamiseks.

Meiliga võib kaasneda ka kohaletoimetamise kviitungi võimalus. Mõned automatiseeritud postisüsteemid genereerivad kviitungeid, et saatjad teaksid, et nende meilid saabusid turvaliselt. See on eriti levinud klienditeeninduses, kus kviitung sisaldab ka viitenumbrit ja ajavahemikku, et saatja teaks, millal ta võib vastust saada. See e-kiri pärineb automatiseeritud aadressilt ja saatjatele antakse teada, et nad ei saa sellele aadressile asju saata ja oodata vastust.

Laevanduses kasutavad paljud ettevõtted klientide pretensioonide riski vähendamiseks kohaletoimetamise kviitungisüsteemi. Kui klient saab saadetise kätte, peab ta selle üle vaatama ja allkirjastama saatekviitungi, näidates, et sai selle täielikult kätte. Kuna saadetised on sageli tihedalt pakitud ja kättetoimetamisteenus ootab, et saaks järgmise tarnega edasi liikuda, võivad kliendid blanketid kontrollimata allkirjastada ja neil on lühike aken, et vormil midagi vaidlustada. Näiteks võib raamatupood dokumentatsiooni allkirjastada ja seejärel avastada, et tegelikult on pealkirjas mitu eksemplari puudu, ning taotleda raha tagasi või ümbersaatmist.

Saatekviitung läheb saadetisega seotud arvestusse. Kui klient väidab, et midagi pole kunagi saabunud, võib ettevõte olukorra uurimiseks kätte saada kättetoimetamise kviitungi. See võib avastada, et tooted on tarnitud valele aadressile või volitatud esindaja pole neid allkirjastanud. Samuti võib see kindlaks teha, et tema dokumentide järgi läks saadetis õigele inimesele õiges kohas ja ettevõttel pole regressi.