Kliinilised katsed ravimite ja muude ravimeetodite testimiseks toodavad palju andmeid, mida tuleb hallata ja täpsust kontrollida. Kliiniliste andmete haldussüsteem on tööriist, mida katsetajad kasutavad kõigi nende andmete jälgimiseks. Need süsteemid võivad olla paberipõhised või elektroonilised ning mõnikord haldab neid mõni väline ettevõte. Kliiniliste andmete haldamise süsteemid sisaldavad tavaliselt võimalust jälgida kõiki kliinilises uuringus osalevaid subjekte, võimalust kõrvalnähtudest teatamiseks, kalendrit ja võimalust laborianalüüside tulemuste vaatamiseks.
Kliinilised uuringud on kontrollitud katsed, mille eesmärk on testida haiguse ravi tõhusust. Kliinilises uuringus on tavaliselt kaks rühma – üks rühm, kes võtab ravi ja teine, kes seda ei tee. Nende kahe rühma andmeid võrreldakse, et näha, kas ravi saanud rühm paranes rohkem kui kontrollrühm. Tulemuste leidmiseks tuleb kõik andmed mõlemast rühmast hoolikalt salvestada ja kontrollida vigu. Selle ülesande eest hoolitseb kliiniliste andmete haldussüsteem.
Kliinilises uuringus osalevad teadlased täidavad juhtumiaruandeid, dokumente, mis salvestavad iga uuringus osalenud subjekti teabe. Need juhtumiaruanded saadetakse elektrooniliselt või paberkandjal andmehaldurile, kes sisestab need süsteemi. Sageli sisestavad kaks erinevat inimest sama andmekogumi ja süsteem võrdleb neid kahte kirjet. See aitab vähendada vigu andmete sisestamisel. Seejärel kontrollitakse salvestatud andmeid loogikavigade suhtes; näiteks kui kellegi vanuseks on märgitud 240 aastat, siis on see ilmselt viga.
Kliiniliste uuringute üks väga oluline funktsioon on katsetada eksperimentaalse ravi kõrvaltoimeid. Kliiniliste andmete haldussüsteemil on tavaliselt sisseehitatud moodul kõrvalnähtudest teatamiseks. See aitab teadlastel jälgida, kui sageli kogevad katsealused teatud kõrvalmõjusid.
Kliiniliste andmete haldussüsteem jälgib ka kõiki kliinilises uuringus osalevaid subjekte. Mõned elektroonilised programmid lasevad katsealustel isegi oma teavet sisestada. Need süsteemid on kasulikud ka teabe konfidentsiaalsena hoidmisel.
Veel üks kasulik funktsioon, mis paljudel kliiniliste andmete haldussüsteemidel on, on kalender, mis jälgib katsete ajakava. Näiteks võib katsealusel olla vaja võtta teatud ravimeid ülepäeviti ja vaadata kord nädalas uurija juurde, et teda hinnata. Kliiniliste andmete haldussüsteem aitab katsealustel ja teadlastel ajakavast kinni pidada.