Kõigi jaoks, kes vastutavad äri- ja elamukinnisvara korrashoiu ja hoolduse eest, on kinnisvarahaldustarkvara oluline tööriist. Selle tarkvara kasutamine muudab palju lihtsamaks kinnisvara eest hoolitsemise kõigi aspektide jälgimise, sealhulgas täpsete üürnike andmete säilitamise. Siin on mõned näited funktsioonidest, mis sisalduvad peaaegu igat tüüpi kinnisvarahaldustarkvarades, mida tänapäeval turul on.
Alustades põhilistest inventuurifunktsioonidest, pakub kinnisvarahaldustarkvara võimalust säilitada iga ettevõttega seotud rendipinna täielikud kirjeldused. Kinnisvarahaldurid saavad üürid tüübi järgi eraldada, näiteks äri- ja eluruumid. Kinnisvarahalduse klassifikatsioone saab luua ka asukoha abil, rühmitades erinevad kinnistud klastrirühmadesse, mida üürileandja saab tarkvaras seadistada. Üürileandjatel ja kinnisvarahalduritel on ka võimalus varasid rühmitada ka kuuhindade alusel.
Kinnisvarahaldustarkvara võimaldab haldajal luua ka konkreetse kinnisvara iga üksuse kohta individuaalseid profiile. Näiteks võimaldab enamik kinnisvarahalduse tarkvarapakette kasutajal lisada mitte ainult ruumi mõõtmete kirjelduse, vaid ka selliseid üksikasju nagu vaiba tüüp ja värv, seinavärv, uste ja akende spetsifikatsioonid, dekoratiivliistud ja seadmega kaasas olevad seadmed. Kinnisvarahaldustarkvaras saab üles laadida ja salvestada ka digitaalseid pilte, mistõttu on väga lihtne omada kindlat arvestust seadme seisukorra kohta, kui praegune üürnik selle esimest korda rentis.
Lisaks füüsilisele inventuurile sisaldavad paljud kinnisvarahalduse tarkvarapaketid ruumi üürnike profiilide salvestamiseks. See võib hõlmata ettevõtte või üksikisiku nimesid, krediidiaruandeid, üürnikule saadetud ja üürniku kirjavahetuse koopiaid, makseharjumusi ja muud teavet, mida üürileandja peab kinnisvara nõuetekohaseks haldamiseks vajalikuks.
Teabele juurdepääsu aruandeid saab hõlpsasti koostada ja printida, kui see on vajalik kas üürilepingu läbivaatamiseks või väljatõstmise menetlemiseks. Paljud kinnisvaratarkvarapaketid võimaldavad üürileandjatel üürnikelt saadud dokumente skannida ja need ka salvestamiseks üles laadida. See aitab tagada täieliku ja püsiva dokumendi olemasolu, millele viidata juhuks, kui ärisuhte käigus toimunu üle tekib vaidlus.
Enamiku kinnisvarahalduse tarkvarapakettide muude funktsioonide hulgas on võimalus luua erinevate vormide, rendi- ja rendilepingute ning kirjade malle, mida tavaliselt kinnisvara haldamisel kasutatakse. Mallide abil saab luua kohandatud dokumente ja seejärel salvestada vastavasse faili. Mallid võivad säästa palju aega hilinemisteatiste, lõplike teadete, väljatõstmisteate ja isegi üürnikele üldiste teatiste koostamisel.
Mõned kinnisvarahalduse tarkvarasüsteemid sisaldavad võimalust suhelda pangakontodega, võimaldades automaatseid tehinguid. Need tehingud võivad hõlmata nii rendimaksete saamist kui ka maksete tegemist müüjatele. Paljud kinnisvarahalduspaketid võimaldavad ka avatud töötellimuste hõlpsat jälgimist koos meeldetuletusfunktsioonidega, mis annavad üürileandjale teada, kui töökäsu tähtaeg on kiiresti lähenemas.
Inimestele, kellel on hallata vähe kinnistuid, kuni suurte kinnisvarafirmadeni, kes haldavad suurt hulka kinnisvara erinevatele klientidele, on saadaval erinevat tüüpi kinnisvarahaldustarkvara. Olenemata sellest, kui vähe või kui palju kinnisvara on teie kontrolli all, on olemas kinnisvarahaldustarkvara, mis muudab ülesande lihtsamaks.