Kuna arvutikasutus kodus ja töökohal on pigem norm kui erand, on süsteemiülese tõrke korral mõttekas luua sekundaarseid teabeallikaid. Siin tuleb mängu kaugvarundusteenuse kontseptsioon.
Kaugvarundusteenus on hoidla kõikidele olulistele failidele, operatsioonisüsteemidele ja elektroonilistele dokumentidele, mis vajavad säilitamist juhuks, kui kõvaketas või serveri tugisüsteem peaks mingil põhjusel kahjustada saama või muutuma töövõimetuks. Kuna kaugvarundusteenus salvestab parooliga kaitstud keskkonnas väärtuslikku teavet turvaliselt vahemällu, pöördub üha enam ettevõtteid võrgus varundusteenust ja -tuge pakkuvate pakkujate poole.
Kaugvarundamise protsess on lihtne. Tavaliselt pakub müüja väikese tarkvarapaketi koos ainulaadsete sisselogimismandaatidega kaugserverisüsteemile juurdepääsuks. Kui tarkvara on installitud, saab lõppkasutaja valida, millised kaustad ja failid kaugserverisse üles laadida ja kaitstud keskkonda salvestada. Veebipõhise varundamise kiirus varieerub olenevalt lõppkasutaja kasutatava Interneti-ühenduse kiirusest ning kopeeritavate ja edastatavate failide suurusest.
Kaugvarundusteenuste hinnad sõltuvad mitmest tegurist. Paljud kaugvarundusteenuse ja -toe pakkujad võtavad hinna määramisel aluseks ruumi, mida klient vajab vajalike failide salvestamiseks. Muude teenuste puhul tehakse allahindlusi lepingute sõlmimise alusel, mis tagavad kliendi püsimise teenusega kaheks aastaks või kauemaks. Kaugvarundusteenus ei ole tavaliselt suur kulu, kuid tasub otsida hankijaid, kes kasutavad usaldusväärseid servereid ja kellel on tõestatud kogemused, mis sobivad tasuvate kuu- ja aastahindadega.
Kaugvarundusteenus on suureks eeliseks mitmel põhjusel. Esiteks välistab see vajaduse pidevalt kopeerida faile CD-dele, lintidele ja muudele failide salvestusvahenditele. Paljud kaugvarundusteenuste pakkumised sisaldavad võimalust seadistada rutiinseid värskendusi, mida ei pea käsitsi juurutama.
Teiseks, kuna andmed on väljaspool asukohta ja neile pääsevad juurde kõik, kellel on Interneti-ühendus ja õiged sisselogimismandaadid, oleks töötajal ettevõtte ärireisidel andmetele juurdepääs lihtne. See tähendab ka seda, et kontoris aset leidva suure katastroofi korral võivad usaldusväärsed töötajad nendest jaamadest koju minna ja töötada, kuni keskne töökoht uuesti tööle hakkab.
Hea kaugvarundusteenus võib pakkuda meelerahu ja vabastada ressursse, mida saaks mujal paremini kasutada. Madala hinna ja suure kaitsega pole ime, et kaugvarundusteenused kasvavad igal aastal.