Väljastpoolt näib kataloogiteenus sarnane suurele andmebaasile. Kataloog toetab suurt hulka andmeid ning andmed on korraldatud sõlmede ja väärtuste järgi. Kataloogiteenus kataloogib erinevat teavet olenevalt selle fookusest. Näiteks võrgukataloogiteenus kataloogib kõik arvutis olevad ressursid, domeeninimesüsteemi (DNS) kataloog aga veebisaite. Kataloogi ja andmebaasi erinevus seisneb selles, et kataloog võib sisaldada üleliigset teavet ja katalooge loetakse rohkem kui kirjutatakse, mistõttu paljud kirjutamiskäsud jäetakse välja.
Kataloogiteenus tundub täpselt nagu andmebaas. See hoiab sarnaseid andmeid ja korraldab iga lähtepunkti sõlme- ja väärtusvormingusse, sarnaselt mõne hierarhilise ja relatsioonilise andmebaasi mudeliga. Kataloogi sõlm on esmane teave, väärtus aga sõlmele lisatud andmejada. Kui kataloog oleks telefoniraamatu jaoks, oleks sõlm nimi, väärtuseks aga nimele vastav telefoninumber.
Katalooge saab koostada mitmel otstarbel. Võrgukataloog sisaldab teavet kogu arvutis oleva tarkvara ja riistvara kohta, kuid harva nõuab see, et kasutaja teaks kataloogist või kuidas riist- või tarkvarale juurde pääseda. DNS-kataloog võtab veebisaidi domeeninimed ja loob veebisaidile numbripõhise domeeni, mida kasutaja samuti harva näeb. Kataloogitehnoloogia on mitmekülgne, kuid kataloog peaks olema loodud ainult ühel eesmärgil, vastasel juhul võib teave kokku puutuda.
Kuigi kataloogiteenus sarnaneb andmebaasimudelitega, on sellel mõned suured erinevused. Kui andmebaasis on tabelitesse salvestatud üleliigset või korduvat teavet, võib see põhjustada andmebaasi kogemata tõeliselt sõltumatute andmete linkimise või programmeerimisprobleemide tekitamise. Kataloogis võib teave olla üleliigne. Näiteks võib telefoniraamatu kataloog sisaldada mitut identset nime, kuid kataloog suudab neid eristada erinevate telefoninumbrite alusel.
Kataloogiteenust saab lugeda ja sinna kirjutada, kuid sagedamini ainult loetakse. Selle tulemusena ei kaasata paljusid andmebaasitehnoloogias leiduvaid kirjutamiskäske kataloogidesse. Tagasipööramise ja tehingute funktsioonid on piiratud, kuna kataloog lihtsalt ei vaja neid.
Iga kataloogiteenus peab sisaldama kavandit. See plaan on kataloogi programmeeritud reeglite kogum, mis ütleb kataloogile, milline teave on oluline, mida tuleks koguda ja millist teavet eirata. Ilma plaanita püüaks kataloog kogu teavet absorbeerida, mis põhjustaks selle ülekoormuse.