Kui ettevõtted ja organisatsioonid palkavad töötajaid, loovad nad mitu korda kokkuvõtte ideaalsest inimesest, kes suudab tööpositsiooni kõige paremini täita. Selles kokkuvõttes on nimekiri vajalikest oskustest, mis on vajalikud tööülesannete tõhusaks täitmiseks. Enamik ettevõtteid nimetab seda tüüpi kokkuvõtet isikuspetsifikatsiooniks. Üksikasjaliku isikuspetsifikatsiooni koostamine toob tööandjatele kasu, kuid sellel on ka puudusi. Tõhusa isiku spetsifikatsiooni koostamiseks tuleb järgida teatud juhiseid.
Isiku spetsifikatsioonis on üksikasjalik loetelu, mis sisaldab tavaliselt kõiki vajalikke oskusi, haridust ja kogemusi, mis inimesel peavad olema töökoha tõhusaks täitmiseks. Enamik spetsifikatsioone sisaldab ametikoha nimetust ja seda, millisele tasemele see ettevõttes kuulub. Samuti on kirjas töökoha asukoht ja kõrgema taseme töötaja, kellele uus töötaja aru annab. Kuna kõik ametikohad on loodud eesmärgiga, siis on kirjas eesmärgid, mida töötaja peab saavutama, ja tööülesanded, mis tuleb täita.
Kuigi isiku spetsifikatsioon erineb ametijuhendist, on see tööandjatele siiski väga kasulik. Taotlejad ei näe isikuspetsifikatsioone, vaid töötajaid palkavad, mistõttu need erinevad ametijuhendist. Pärast seda, kui tööandja on seda tüüpi spetsifikatsiooni koostanud, suudab ta hõlpsasti tuvastada, millistel tööle kandideerijatel on potentsiaali vastavat ametikohta kõige paremini täita, aga ka kandidaate, kes pole ideaalsed. See võimaldab ettevõttel viia oma värbamisprotsessid lõpule võimalikult ajasäästlikul viisil.
Kuigi isiku spetsifikatsioon võib muuta ettevõtte töölevõtmise protsessi palju lihtsamaks, on sellel siiski oma puudused. Kui seda tüüpi spetsifikatsioon ei ole tõhusalt loodud, võib sellel mitmel põhjusel olla õiguslikke tagajärgi. Isiku spetsifikatsioonides loetletud terminoloogia ei tohi kunagi avaldada eelarvamusi, mis ei ole töökohale kohaldatavad. Seda tehes võidakse spetsifikatsioone pidada diskrimineerivaks.
Iga kord, kui tööandja koostab töökohtade jaoks spetsifikatsioonid, peaks ta järgima mitmeid juhiseid. Tööandja ei tohiks kunagi lisada nõudeid või spetsifikatsioone, mis ei kehti täidetava töökoha kohta. Samuti ei tohiks kunagi lisada ühtegi kriteeriumi, mida saab erapooletult või neutraalselt hinnata. Võimalikult sobivaima inimese tööle võtmiseks tuleks vältida tööülesannete ja -nõuete ületähtsutamist. Tööandja peaks lisama ka põhjused, miks iga nõue on lisatud. Isiku spetsifikatsiooni tuleks samuti perioodiliselt ajakohastada ja üle vaadata, et tagada selle kehtivus.
SmartAsset.