Hüvitiste haldamine hõlmab töötajate hüvitiste loomist ja haldamist, samuti töötajatele vahendite pakkumist, et nad saaksid aru, kuidas hüvitised töötavad ja millistele standarditele peavad töötajad hüvitiste saamiseks vastama. Sageli toimub hüvitiste haldamine suurema ettevõtte personaliosakonnas, kuigi väiksemad ettevõtted võivad määrata hüvitiste haldamise funktsiooni teistele valdkondadele või üksikisikutele. Siin on taust selle kohta, mida tõhus administraator igapäevaselt teeb.
Suur osa administraatori tööst on pühendatud praegu kehtiva hüvitiste plaani koordineerimisele. Hüvitiste haldamine hõlmab suure osa päevast kulutamist, et tagada hüvitiste plaanide tõrgeteta toimimine. See hõlmab sageli isiklike päevade, puhkusepäevade ja haiguspäevade kogunemist. Administraator hoolitseb selle eest, et töötaja kontole vabade päevade lisamise protsess toimuks vastavalt ettevõtte määratletud protsessile. Lisaks teeb administraator koostööd palgaarvestuse osakonnaga tagamaks, et töötajale makstakse kõigi heakskiidetud võetud päevade eest tasu ja et need päevad arvestatakse maha vastavast ressursist.
Järgmiseks hõlmab hüvitiste haldamine sageli kvalifitseeritud töötajate tervisekindlustuse katte järelevalvet. See tähendab, et tuleb tagada, et maksed tehakse kindlustusandjale õigeaegselt, samuti on tagatud, et iga kvalifitseeritud töötaja, kes soovib grupikindlustuskaitsesse kuuluda, on korralikult läbi töötatud. Administraator vastutab ka hüvitiste kava rakendamise eest uutele töötajatele, kes läbivad katseaja, mida paljud ettevõtted nõuavad enne, kui neil on õigus saada tasustatud puhkust ja tervisekindlustust.
Kui töötajate hüvitiste programm sisaldab investeerimis- või pensioniprogrammi, jälgivad hüvitiste administraatorid ka nende programmide igapäevast toimimist. See võib hõlmata selle tagamist, et palgafondidest mahaarvamised on paigas, et aidata rahastada töötaja tehtud sissemakseid, ning tagada, et kõik tööandja lubatud vastavad vahendid rakendatakse õigeaegselt. See loob administraatori otsese kontakti ettevõtte finantsametnikega, kes töötavad koos administratsioonimeeskonnaga ettevõtte kõigi töötajate heaolu nimel nii tunni- kui ka palgatööna.
Osa hüvitiste haldamisest hõlmab ka suhtlemist töötajaga. Töötajal peaks igal hetkel olema võimalik kohtuda administraatoriga ja saada uusimat teavet oma hüvitiste staatuse kohta. Sellest vaatenurgast on administraator suhtlusvahend ettevõtte ja töötaja vahel. See võib juhtuda, kui lubate töötajatel soovi korral päringuid teha, samuti antakse igale töötajale proaktiivselt perioodilisi värskendusi nende hüvitiste oleku kohta.
Oluline on mõista, et hüvitiste haldamine ei ole seotud mitte ainult töötaja, vaid ka ettevõtte heaolu eest hoolitsemisega. Selleks tähendab tõhus hüvitiste haldamine selliste hüvitiste programmide väljatöötamist, mis on töötajale kasulikud, kuid ei avalda ettevõttele liigset survet nende hüvitistega seotud kohustuste täitmiseks. Sel põhjusel otsivad administraatorid sageli uusi eeliseid, püüdes leida programme, mis pakuvad töötajatele vähemalt sama palju, hoides samal ajal tööandjate kulud võimalikult madalal.