Enamasti on huvikiri potentsiaalse töötaja kirjutatud kiri, mis näitab huvi töö või avatud ametikoha vastu. See võib olla käsitsi kirjutatud või trükitud, kättetoimetatud posti, e-posti, büroodevahelise memo või faksiga. Kirja võib saata vastusena avaldatud tööpakkumisele või päringuga töökoha kohta, mis pole veel saadaval. Seda kasutatakse saatja tutvustamiseks, tema kvalifikatsiooni ja kavatsuste väljendamiseks ning tavaliselt lisatakse vajadusel CV-le ja töönäidetele. Mõned inimesed võivad seda nimetada ka otsingukirjaks, päringukirjaks või huvikirjaks.
Nagu äripartnerile saadetud postikiri, sisaldab huvipakkuv kiri tavaliselt saatja nime, postiaadressi, linna, osariiki, sihtnumbrit, telefoninumbrit ja e-posti aadressi. Tavaliselt järgneb neile kuupäev ja seejärel kirja saaja andmed, sealhulgas nimi, ametinimetus, ettevõte ja ettevõtte aadress. Seejärel adresseeritakse kiri tüüpilise ärikirjana, tavaliselt adresseeritakse Lugupeetud härra või kallis proua.
Kirja sisu peaks sisaldama teavet selle kohta, miks taotleja on ettevõttest huvitatud. Samuti peaks see selgitama, kuidas ettevõttel temast töötajana kasu oleks ning milliseid oskusi ja varasid ta saaks ettevõttesse tuua. Kiri peaks sisaldama lühikesi üksikasju mis tahes asjakohase töökogemuse kohta ja kommenteerima, kuidas see kogemus on seotud otsitava ametikohaga.
Kirjas saab kasutada mitmesuguseid vorminguid ja märke. See võib olla lõtv, pingevaba ja täis enesekindlust, sealhulgas huumorit ja isikupära, ning anda tööandjale ülevaate sellest, milline inimene kirjutab. Need kirjad võivad sobida mõnele töökohale ja mõnele tööandjale, kuid teised võivad need tunnistada ebaprofessionaalseks.
Teisest küljest on paljud huvikirjad kirjutatud rangete ärikirjadena: ei mingit jama ja otse asja juurde. Seda tüüpi kirjad annavad sageli kõige paremini edasi vajalikud punktid. Siiski ei pruugi see silma paista, kui tööandja otsib potentsiaalset töötajat, mis teda valdkonnast eristab.
Paljudel juhtudel lõpetatakse huvipakkuv kiri fraasiga, mis sarnaneb järgmisega: „Tänan teid aja ja tähelepanu eest. Jään su vastust ootama.” Neid viimaseid lauseid kasutatakse selleks, et tänada tööandjat kirjutaja huviga arvestamise eest ja anda talle teada, et taotleja ootab ja soovib ettevõttelt kuulda vestlust või muud liiki järelmeetmete kohta. Sellele järgneb tavaliselt allkiri, allkiri ja trükitud nimi.
SmartAsset.