Hankesüsteem on tavaliselt hankeprotsessi haldamiseks loodud arvutisüsteem. Hange on termin, mida kasutatakse ettevõtte või organisatsiooni ostutegevuse kirjeldamiseks. Hankesüsteeme on kahte peamist tüüpi: elektroonilised hanked ja standardhanked. Mõlemat tüüpi süsteemid on laialdaselt saadaval ja need sisalduvad sageli ettevõtte ressursside planeerimise (ERP) või raamatupidamistarkvara tootes.
Kuigi pakutav funktsionaalsus on tarkvarati erinev, sisaldab tüüpiline hanketööriist ostutaotlusi, ostutellimusi, kauba kviitungeid ja arvete töötlemist. Lisaks nendele põhinõuetele sisaldab enamik süsteeme hulgaliselt aruandlustööriistu. Sisseehitatud heakskiitmisprotsessid, kontrollid ja vahendite haldamise tööriistad on tavaliselt suuremates toodetes standardsed.
Hanke põhikontseptsioon on see, et täpsem planeerimine, ajakava koostamine ja grupiostmine toovad kaasa kulude kokkuhoiu, tõhusama äritegevuse ja seega ka kasumlikkuse suurenemise. Selle protsessi haldamiseks kasutatakse hankesüsteemi, mis pakub arvete töötlemisaega, kogukulu jälgimist kaubaliikide kaupa, samuti finantskohustusi ja rahavoogude juhtimist. Hankesüsteemi täielik juurutamine toob tavaliselt kaasa olulisi muudatusi olemasolevas äriprotsessis, kuna süsteem nõuab teatud sisekontrollide ja protseduuride olemasolu.
Elektrooniline hankesüsteem on tuntud ka kui e-hange. Seda terminit kasutatakse tarkvara kirjeldamiseks, mis võimaldab ostjatel Interneti kaudu juurdepääsu tarnijate kataloogidele, samuti elektrooniliste arvete vastuvõtmist. Ostjad valivad oma materjalid, märgivad kontod, millelt ostu eest tasutakse, ning koostavad raamatupidamissüsteemis ostutellimuse. Kõik hangetega seotud tegevused viiakse lõpule elektroonilises süsteemis, mis vähendab paberimajandust ja suurendab efektiivsust.
Elektrooniline arvete töötlemine võimaldab valitud ettevõtetel arvete ülevaatamist ja kinnitamist veelgi sujuvamaks muuta. Andmed suunatakse seejärel läbi mitmete veebipõhiste kinnituste, enne kui neid töödeldakse raamatupidamissüsteemis maksmiseks. Seda tüüpi hankesüsteem on väga populaarne suurtes ettevõtetes, kus kulutuste juhtimiseks sõlmitakse hankelepingud. Nende ettevõtete jaoks annab arvete töötlemiseks kuluva personali aja vähendamine suurepärase investeeringutasuvuse.
Standardne hankesüsteem on täielikult integreeritud organisatsioonis kasutatava raamatupidamistarkvara paketiga. Selle mooduli kaudu jälgitakse ja hallatakse kogu ostutegevust, mis võimaldab ettevõttel kontrollida kulutusi ja jälgida võimalusi suuremaks säästmiseks. Aruanded, analüüsid ja sisekontrollid on kõik seda tüüpi tarkvara sisse ehitatud ja loodud parimate tavade järgi. Hankesüsteemi juurutamine on üks lihtsamaid viise tegevuse efektiivsuse tõstmiseks.
SmartAsset.