Hankepoliitika on lihtsalt reeglid ja eeskirjad, mis on kehtestatud organisatsiooni tõhusaks toimimiseks vajalike kaupade ja teenuste hankimise protsessi reguleerimiseks. Täpse protsessi eesmärk on minimeerida nende kaupade ja teenuste ostmisega seotud kulusid, kasutades selliseid strateegiaid nagu hulgiostmine, hankijate nimekirja koostamine ja ümbertellimisprotokollide loomine, mis aitavad hoida varud madalal, kahjustamata operatsiooni. Nii väikesed kui ka suured ettevõtted ja ka mittetulundusühingud kasutavad rutiinselt mingit hankepoliitikat.
Hankepoliitika kehtestamiseks pole ühte õiget viisi. Ostuhanke lähenemisviisi mõjutavad sageli sellised tegurid nagu ettevõtte suurus, hankijate kättesaadavus vajalike kaupade ja teenuste tarnimiseks ning ettevõtte rahavoog ja krediit. Tõenäoliselt mõjutab hankepoliitika kujundamist ka ettevõtte suurus, sest väikeettevõte ei pruugi olla suuteline tellima mahuostu allahindlusi, millega suurettevõte suhteliselt lihtsalt hakkama saab.
Samamoodi mõjutavad hankesüsteemide valikut ettevõtte või üksuse asjaolud ja finantseesmärgid. Mõned süsteemid on lihtsad käsitsi protsessid, mis kasutavad vanemaid meetodeid, nagu näiteks klappkaardisüsteem, et jälgida ostusid, kaupade väljastamist erinevatele osakondadele ja jooksvat varude arvestust, mida kasutatakse tulevaste ostude planeerimiseks. Tänapäeval võimaldavad elektroonilised süsteemid kõiki neid funktsioone automaatselt jälgida, sealhulgas automaatset tellimuste ja ostutellimuste genereerimist, kui antud laoartikli tasemed on langenud teatud tasemele.
E-hanked on tänapäeval levinud viis tellimuste esitamiseks ja jälgimiseks. Müüjad loovad klientidega võrguühendused, mis võimaldavad liituda kõigi kliendi kasutatavate hankeprogrammidega ja esitada automaatselt tellimusi, kasutades ühenduse loomiseks Internetti. Seda tüüpi programmid võimaldavad ka kiiresti jälgida tellimuste täitmist, tarnekuupäevi ja isegi üle vaadata kõik hetkel kehtivad hankelepingud.
Olenemata sellest, kas hankepoliitika hõlmab ehitushankemenetluste kehtestamist või reguleerib tootja või heategevusorganisatsiooni oste, on kindel poliitika organisatsioonile kasulik, kuna hoiab kulud vastavuses ja määratleb selgelt, kuidas oste tehakse. Kuna üksuse vajadused muutuvad, on suur tõenäosus, et hankepoliitikat kohandatakse vastavalt nendele uutele asjaoludele. See on vajalik tagamaks, et poliitika jätkab toimimist ettevõtte või mittetulundusühingu parimates huvides ning hoiab omandamisprotsessi lihtsa ja korrektse.
SmartAsset.