Hankejaoskond on osakond või osakond, mis vastutab ettevõtte või omavalitsuse toimimiseks vajalike kaupade ja teenuste hankimise eest. Selle kohustuse täitmiseks antakse divisjonile tavaliselt volitused pidada läbirääkimisi müüjalepingute üle, piirata ostusummasid ja genereerida ostutellimusi, et need vastaksid kinnitatud taotlustele. Hankejaoskonnal võib olla ka volitus väljastada pakkumistaotlusi (RFP), et selgitada välja konkreetse kauba või teenuse parimad müüjad. Tänu kaasaegsele kommunikatsioonile on olemas mitmeid suurepäraseid e-hankesüsteeme, mis aitavad kaasa nende kaupade ja teenuste tellimise, jälgimise ja vastuvõtmise igapäevasele funktsioonile.
Hankedivisjoni üks peamisi eeliseid on see, et hankimise funktsiooni tsentraliseerimine võimaldab ostuprotseduure ühtlustada. See võib sageli kaasa tuua parema kontrolli raamatupidamisprotsessi üle, kuna kogu tellimine toimub keskasutuse kaudu, mitte ettevõtte iga osakonna või osakonna või muu üksuse kaudu, kes tellib kaupu ja teenuseid üksinda. Kuna hanked toimuvad läbi ühe torujuhtme, on kulusid palju lihtsam jälgida ja mõistlikkuse piires hoida.
Veel üks hankedivisjoni eelis on võimalus teha mahulisi oste mitmes osakonnas vajalike esemete kaupa. Näiteks hankesüsteemid, mis suudavad jälgida kontoritarvete kasutamist kõigis osakondades, aitavad kindlaks teha, kui palju paberipakke on vaja, et ettevõte teatud aja jooksul toimiks. Neid andmeid kasutades saavad hankega tegelevad isikud tavaliselt tellida madalama ühikuhinna, esitades müüjalt ühe suurema tellimuse, säästes nii ettevõtte raha. Seda oleks raske teha ilma mingisuguse keskse ostuprotsessita.
Pole ebatavaline, et hankejaoskond kutsub ka hankijaid osalema ettevõtte äritegevuse pakkumisprotsessis. See tähendab, et divisjonil on võimalus algatada ja jälgida hankelepinguid, mis fikseerivad erinevatele kaupadele ja teenustele vähemalt teatud perioodiks erihinnad. Divisjon võib seda mudelit kasutada tarnehanke osana või isegi ehitushanke raames, kui ettevõte või omavalitsus tegeleb ehitusprojektiga.
Üldiselt on hankeprogrammid üles ehitatud nii, et need toimiksid ausalt ja ausalt. Tavaliselt on süsteemi sisse ehitatud rida kontrolle ja tasakaalustusi, et muuta kehtestatud protseduuridest kõrvalehoidmine keerulisemaks või et osakonnas töötavad inimesed saaksid müüjalepingu eest erihüvitist. Nagu iga osakonna või osakonna puhul, mis tegeleb mis tahes tüüpi rahandusega, auditeeritakse hankeosakonda regulaarselt, tavaliselt vähemalt kord aastas. See aitab tagada protseduuride järgimise ja kõigi tehingute tegemise nii seaduslikul kui eetilisel viisil.
SmartAsset.