Igal kaupu või teenuseid ostval organisatsioonil on standardsed hankemenetlused, meetodid, mida nad nende asjade hankimiseks kasutavad. Need protseduurid hõlmavad kõiki hanketsükli aspekte, sealhulgas tarnija valikut, lepingu läbirääkimisi, tellimuse esitamist ja maksmist. Kõigil ettevõtetel on hankemenetlused ja neid kasutatakse kulutuste kontrollimiseks, asjakohaste kinnituste olemasolu tagamiseks ja enammaksmise riski vähendamiseks. Hanke- või ostutegevus hõlmab kõiki kulutusi, välja arvatud palgaarvestus, ja moodustab sageli rohkem kui 50 protsenti kõigist kuludest.
Hankemenetluste arendamise esmaseks tõukejõuks on kõigi kulutuste kontrollimine. Tegelikud kasutatavad protseduurid võivad veidi erineda, kuid on sarnased. Sobiv heakskiitmisprotsess hõlmab tavaliselt ülesannete eraldamist ja tippjuhtide kaasamist tehingute puhul, mis maksavad rohkem kui konkreetne hind. Teine standardne hankemenetlus on piirata juurdepääsu ostutellimuse vormidele ja nõuda allkirjastatud volitusi muult juhilt kui kaupa kasutav isik. Kauba saaja ja kinnituse eraldamise eesmärk on tagada, et kõrgem töötaja on tellimusest teadlik ja saab kinnitada, et materjale on vaja ja neid kasutatakse õigel eesmärgil.
Teine levinud hankemenetlus on luua lühike nimekiri konkreetsete kaupade jaoks eelnevalt heakskiidetud hankijatest. Müüjad lisatakse loendisse pakkumisprotsessi kaudu, mis viiakse läbi ajakava alusel. See protsess on kavandatud olema läbipaistev ja andma ettevõttele võimaluse saada hinnasoodustusi, täita kvaliteedistandardeid ja tagada tarnete õigeaegsus.
Ilma korraliku hankemenetluseta ettevõtte riskid on ülekulu, hea väärtuse saavutamata jätmine ja ostupettused. Paljud inimesed, kellel puudub raamatupidamis- või hankekoolitus, panevad ostusooviga seotud samme pahaks. Need protsessid on aga mõeldud nii aja kui ka raha säästmiseks.
Muud levinud hankemenetlused hõlmavad väärtuslävede määramist, mis käivitavad erineva hanketegevuse. Näiteks ostude puhul, mis maksavad rohkem kui teatud summa, võib ostutellimuse kinnitada kahel juhtimistasandil. Palju kõrgema hinnaga ostutellimuse puhul võib olla vaja ettepaneku väljastamist.
Mõnel juhul võidakse ettevõtetelt nõuda oma ostulepingute kaitsmist. Kui pakkumisprotsessis osalenud müüja tunneb, et talle ei antud õiglast võimalust konkureerida, võib esitada kohtuasja. Lepinguõigus on suure juriidilise tegevuse allikas ja tugevate hankemenetlustega ettevõtted saavad oma äriotsuseid kõige paremini kaitsta.
SmartAsset.