Haldusdokument on mis tahes dokument, mis on seotud organisatsiooni haldamise või juhtimise viisidega. Spetsialistid peavad administratiivseid dokumente, et neil oleks toimingute, koosolekute, klientide ja rahaasjade ajalugu. Mõnel juhul võib juriidilistel eesmärkidel olla vaja haldusregistrit. Neid dokumente säilitatakse sageli elektrooniliselt. Kui aga nõutakse ametlikke haldusdokumente, võivad spetsialistid printida dokumente vesimärgiga või pitseeritud paberile, mis näitab, et tegemist on volitatud kirjetega.
Ärijuht võib finantsotsuste tegemiseks kasutada haldusdokumenti. Näiteks kui ta planeerib, kui palju konkreetse projekti jaoks eelarvet teha, võib ta juurdepääsu kirjetele, et teada saada, kui palju kulutati varem. Finantshaldusdokumente saab kasutada ka auditeerimisprotsessides, mida viivad läbi ettevõttesiseselt finantsplaneerimise eesmärgil või väliselt reguleerivad asutused.
Samuti on tavaline, et hoonete haldamise eesmärgil peetakse haldusarvestust. Stsenaariumides, kus juht peab rajatisi jälgima, et tagada nende vastavus ohutus- ja tervishoiueeskirjadele, võivad dokumendid olla abiks vajalike ettevaatusabinõude võtmise tõendamisel. Kui rajatises juhtub õnnetus, võib juht esitada vajalikud haldusdokumendid, mis näitavad, et ta ei vastuta kahjude või kehavigastuste eest.
Haldusdokument võib lepingu täitmisel olla uskumatult oluline. Kui isikut süüdistatakse lepingutingimustega vastuolus olevas käitumises, võidakse algatada kohtumenetlus. Sel juhul saab isiku süütuse või süü tõendamiseks kasutada haldusdokumente.
Haldusdokumente kasutatakse sageli juhtudel, kui ettevõtet või agentuuri süüdistatakse keskkonna- või rahvatervist või -ohutust kahjustavas tegevuses. Sellistel juhtudel võib kohtunik nõuda, et organisatsioon esitaks oma haldusdokumendi. Selle stsenaariumi korral võib kirje olla paberjälg, mis aitab juriidilistel ametnikel mõista organisatsiooni toiminguid. Kohtunikud saavad nende dokumentide abil kindlaks teha, kas organisatsioon käitus pahatahtlikult või kapriisselt.
Haldusarvestust võivad pidada iga organisatsiooni professionaal, kellel on juurdepääs teabele juhtimisotsuste kohta. Mõnel juhul võivad juhid ja juhid palgata abilisi, kes peavad koosolekute ja tehtud toimingute üle arvestust. Digitaalselt jälgitavat tööd, nagu finantstehingud ja andmesisestus, saab kasutada ka halduskirjes.
SmartAsset.