Ettevõtte sekretär on ärispetsialist, kes juhib ettevõtte käimasolevas elus mitmeid olulisi ülesandeid. Kuigi on olemas arusaam, et sekretär on pigem haldur, kes tegutseb teiste ettevõtte ametnike lisandina, on ettevõtte sekretäri roll sageli lai ja hõlmab vajadust kasutada märkimisväärseid volitusi mitmesuguste ülesannete täitmisel. Tõhus sekretär võib ettevõtte üldises heaolus tohutult mõjutada, kas ärgitades äritegevust edasi või kahjustades tegevust kuni ebaõnnestumiseni.
Paljudel juhtudel on ettevõtte sekretäri kohustused määratletud ettevõtte põhimääruses. Sõltuvalt ettevõtte tüübist võivad need kohustused olla väga spetsiifilised või sekretärile võidakse anda laialdased volitused, mida saab kasutada mitmes olukorras. Põhimääruse sätted peavad vastama kõikidele valitsuse põhimäärustele, mida kohaldatakse ettevõtte tegeliku asutamise suhtes. See tegur mõjutab sageli nii sekretäri ülesannete ulatust kui ka seda, kuidas neid kohustusi tuleb täita, et täita kehtivaid õigusnorme. standarditele.
Ettevõtte sekretäri põhiülesanne on tagada, et ettevõtte juhatusel oleks juurdepääs täpsele teabele ja elujõulistele ressurssidele, mis võimaldavad tal toimida viisil, mis on kooskõlas valitsuse eeskirjadega. See tähendab, et sekretär peab olema kursis kõigi äritegevusega seotud õigusküsimustega. Pole ebatavaline, et ettevõtte sekretär on advokaat, kellel on hea maine kohalikus osariigi advokatuuris, kuigi harva nõutakse, et ta peab olema advokaat. Olukordades, kus sekretär ei ole jurist, näeb ettevõtte struktuur tavaliselt ette mingisuguse üldnõustaja, kellega sekretär saab tihedat koostööd teha ja seega olla kursis kõigi kohaldatavate seaduste või määrustega.
Selle põhivastutuse raames jälgib ettevõtte sekretär selliseid tegevusi nagu uute direktorite koolitamine kehtivate eeskirjade kohta ja juhatuse teavitamine, kui valitsuse seadustes toimuvad muudatused, mis mõjutavad ettevõtte toimimist. Juhtudel, kui tekib toimiv partnerlus või isegi võimalik ühinemisolukord, vastutab ettevõtte sekretär sageli kõigi otsustajate omavaheliste kohtumiste korraldamise eest, sealhulgas ka investeerimispankurite osalemise eest aruteludes, kui läbirääkimised on jõudnud teatud punkti. Igapäevaselt suhtleb sekretär tõenäoliselt teiste ettevõtte struktuuri kuuluvate ametnikega veendumaks, et nad juhivad oma vastutusvaldkondi vastavalt kehtivatele eeskirjadele.
Pole ebatavaline, et ettevõtte sekretär teeb tegevjuhiga tihedat koostööd. Tugeva suhtlussilla loomine tegevjuhiga annab ettevõtte sekretärile võimaluse edastada olulist teavet sündmuste või suundumuste kohta, mis võivad mõjutada ettevõtte toimimist, ja algatada strateegia nende suundumuste või sündmuste kasutamiseks viisil, mis on kooskõlas. ettevõtte parimates huvides. Selle saavutamiseks peab sekretär olema võimas ja pädev suhtleja, nägema detaile ning omama põhjalikku arusaama mitte ainult ettevõtte tegevusstruktuurist, vaid ka ettevõtte missioonist ja eesmärkidest ning ettevõtte kultuurist. mis on aja jooksul välja kujunenud.
SmartAsset.