Ettevõtte ostutellimus (PO) on dokument, mille ettevõte saadab toodete või teenuste müüjale. Seal on täpselt kirjas, mida ja mis hinnaga ostetakse. Pärast seda, kui müüja on ostutellimuse kätte saanud ja vastu võtnud, toimib see ettevõtte ja müüja vahelise lepinguna. Ettevõtte ostutellimused teevad mõlema poole vahel selgeks, mida oodatakse ja kui palju see maksma läheb.
Ostutellimused lähevad kaugemale lihtsalt tellimuste esitamise meetoditest. Enamikus ettevõtetes on ostutellimus raamatupidamisprotsessi esimene samm. Ostutellimuse väljastab tavaliselt raamatupidamisosakond ja see loob võlgnevuste kirje. Samuti loob see jälgimisseadme tasumata tellimuste jaoks. Ettevõtetes, mis teevad sadu või tuhandeid oste kuus, muutub see asendamatuks jälgimismehhanismiks.
Müüja vaatenurgast pakub ettevõtte ostutellimus selgust ja raamatupidamismehhanismi. Ettevõtte ostutellimuse kättesaamine ei anna müüjale mitte ainult ostjaga kirjalikku lepingut, vaid on ka esimene samm nõuete jälgimise loomisel. Need ostutellimused on olulised rahastamise või ärilaenu hankimisel, kuna müüja dokumenteerib, kui palju raha ettevõttesse laekub ja millal see eeldatavasti laekub.
Ettevõtte ostutellimuse tüüpilisteks elementideks on kuupäev; ostutellimuse number; mõlema poole nimi, aadress ja telefoniteave; ning kaupade ja teenuste kirjeldus koos hindade ja kogusummadega. Nii ostja kui ka müüja jaoks muutub ostutellimuse number peamiseks jälgimismehhanismiks kõigi nende vahel tehtud tellimuste jaoks.
Ettevõtte ostutellimuse variatsioon on püsitellimus, mis loob tellimuse teatud perioodi jooksul. See võimaldab koguselisi allahindlusi toodetele või teenustele, mida ei pea korraga kohale toimetama. Seda tüüpi PO-d on tavaliselt mõeldud toodetele või teenustele, mida tarnitakse perioodiliselt aasta jooksul. Näiteks võib ostutellimuse väljastada igakuise paberivarude tarnimiseks või kliimaseadme kvartaalseks hoolduseks.
Väiksematele ettevõtetele võib ostutellimuse protsessi koostamine tunduda liialdatud, kuid pärast seda, kui see on korralikult läbi viidud, säästab see aega ja raha. See annab ostjatele ja müüjatele ostutellimuse numbri, mis muudab tellimuste jälgimise lihtsaks. Samuti loob see mõlema poole vahel juriidilise dokumendi, mis tagab ostjale kokkulepitud hinna ja annab müüjale dokumendi, mis annab talle seadusliku õiguse võlgnetavatele vahenditele.
SmartAsset.