Tavaliselt nimetatakse seda RFP-ks, pakkumise taotlus on dokument, mida paljud organisatsioonid kasutavad potentsiaalsetelt müüjatelt teenuste või kaupade pakkumiste saamiseks. RFP täpne struktuur on olenevalt olukorrast erinev. See tähendab, et RFP kirjutamise valem sõltub suurel määral päringu esitava üksuse kultuurist ja sellest, mida nad loodavad vastustest õppida. Siin on mõned näited elementidest, mida leidub paljudes projektitaotlustes, sõltumata asjaomasest tööstusest või organisatsioonist.
Nagu paljude äriliste kirjutamispüüdluste puhul, algab korralik ettepanekutaotlus dokumendi eesmärgi märkimisega. Tavaliselt saab selle kokku võtta mõne lausega ja see võimaldab taotlejatel või ametlikku ettepanekut esitama kutsutud isikutel täpselt teada, mida väljastav üksus teenuste või kaupade osas otsib. Seda teavet sisaldavad isegi kõige tavalisemad RFP vormingud.
Lisaks RFP eesmärgi või põhjuse märkimisele ei ole ebatavaline, et olemi kohta lisatakse ka mõnda üldist teavet. Teave sisaldab tavaliselt piiratud üksikasju ettevõtte suuruse, praegu hooldatavate asukohtade arvu ja koheste laienemisplaanide kohta, mis võivad taotlejate vastuseid mõjutada. Tavaliselt ei ole üksikasjad mõeldud kõikehõlmavaks. Tavaliselt piisab aga sellest, kui lubate taotlejatel iseseisvalt uuringuid läbi viia, et laiendada oma arusaama taotluse esitanud poole vajadustest.
Oma ülesehituselt võib taotlustaotlus olla väga lai või väga üksikasjalik. Mõned taotlused ei ole pikemad kui üks lehekülg ja sisaldavad ainult üldisi esitamisjuhiseid, nagu mõned konkreetsed valdkonnad, mida tuleb käsitleda, kuidas valmis pakkumine esitada ja kõigi ettepanekute esitamise tähtaeg. Teised RFP-d pakuvad konkreetseid jaotisi ja vormingut, mida tuleb tõrgeteta järgida.
Mõlemal lähenemisviisil on ettepanekutaotluse vormistamisel eelised. Lai formaat tagab vajaliku teabe sisaldumise vastuse põhiosas, kuid võimaldab ettevõttel saada aimu sellest, kuidas iga taotleja end esitleb, kui vastuses on talle antud suur tegevusvabadus. Seevastu väga struktureeritud vorming ütleb taotlejale täpselt, kuidas korraldada andmeid viisil, millel on väljastava üksuse jaoks kindlasti tähendus. Samas võimaldab ülevaatlik struktuur sõna otseses mõttes võrrelda mitme vastaja vastuseid kõrvuti, minnes jaotiste loendit ükshaaval alla.
Olenevalt kaasatud teenuse või kauba tüübist võib pakkumise taotlus sisaldada näidisstsenaariume, mis illustreerivad, mida päringu koostaja müüjalt nii tava- kui ka hädaolukordades vajab. Näiteks kui RFP on mõeldud telekonverentsiteenuste jaoks, võib algataja soovida teada, kas müüja suudab tagada teatud arvu portide või liinide kättesaadavuse isegi äritegevuse tippperioodidel. Müüja võib käsitleda ka konkreetseid probleeme, nagu tugivõrgu rakendamine, mida kasutatakse kogu ettevõtet hõlmava hädaolukorra korral või kui müüja saab konverentskõnede planeerimise ja teostamisega hakkama ilma eelneva etteteatamiseta.
Ettevõtted või muud organisatsioonid, kes peavad väljastama RFP, kuid pole kindlad, kuidas dokumenti parimal viisil struktureerida, saavad sageli protsessi alustada, kasutades ühte paljudest veebis leiduvatest tasuta RFP mallivalikutest. Neid malle saab vastavalt vajadusele muuta. Mõnel juhul on mallidega kaasas vähemalt üks taotluse esitamise näide, mis on juhendiks üksikisikule või meeskonnale, kelle ülesandeks on RFP ettevalmistamine.
SmartAsset.