Pakkumise taotlus on kasumit taotleva või mittetulundusühingu või valitsuse kirjalik üleskutse teenusepakkujatele ja töövõtjatele, mis hoiatavad neid, et ostja teeb äripakkumisi. See on ametlik dokument, mis kirjeldab konkreetseid nõudeid projektile või teenusele ja tehakse kättesaadavaks potentsiaalsetele ettevõtmises osalejatele. Ettepanekutaotlus (RFP), nagu ka teada, meelitab teatud hindamiskriteeriumitele vastavaid huvilisi antud töökohale kandideerima.
Ettevõtted või valitsus võivad esitada ettepanekutaotluse erinevatel põhjustel. RFP võib väljastada pensionifondi valitseja, kes otsustab, milline investeerimisnõustaja portfelli haldamiseks palgata. Ettevõte võib väljastada pakkumistaotluse, kui ta otsib konsultatsioonifirmat, kes nõustaks teda mõne olulise ettevõtte sündmuse (nt konsolideerimise) käigus. Valitsus võib teatud projektide jaoks väljastada pakkumistaotluse, näiteks kui ta võtab mandaatide saamiseks vastu pakkumisi sõltumatutelt kosmose- ja kaitsetöövõtjatelt.
RFP peaks jääma väga spetsiifiliseks, et kandideeriksid ainult kvalifitseeritud osapooled, ja vorm on tavaliselt mitme lehekülje pikkune. Ettepaneku taotluse selgus on oluline, et ülesande eesmärgid oleksid selgelt edastatud ja ootused oleksid täidetud. Kui dokumendi teatud aspektid jäävad ebaselgeks, on tarnijal õigus nõuda lisateavet. Pakkumise päring on ostjate ja tarnijate võimalus üksteisega tutvumiseks ning algusest peale veenduda, et mõlemad pooled järgivad samu kriteeriume ja tähtaegu.
Tihti on tiheda konkurentsiga ettepanekute taotlemise protsessiga seotud mitu paberimajanduse etappi ja kihti. Esimene neist sammudest on eeltaotluste esitamine, kus osalejate arv on ühtlustunud. Pärast eelsõelumist algab hindamisprotsess ja tarnijate nimekirja arutamiseks määratakse mitu komisjoni. Hind on hindamisprotsessis oluline, kuigi see pole ainus kriteerium, mida kasutatakse. Ostja peab leidma tarnija, kes mitte ainult ei vasta eelarvele, vaid täidab ka ostja strateegiaid ja eesmärke.
Viimases etapis antakse võitjale kavatsuste kiri ja auhinnakiri ning tagasilükkamiskirjad saadetakse laiali teistele taotlejatele. Leping sõlmitakse tarnijaga, kes vastab kõige rohkem ostja eelarvele ja kriteeriumidele. Taotluse esitaja peaks rakendama projekti iga etapiga seotud verstapostide kuupäevi ja tähtaegu.
SmartAsset.