Ettepanekukirjad on kaaskirjad, mis lisatakse äriettepanekutele, et tutvustada inimestele ettepaneku olemust ja ettepaneku teinud ettevõtet. Sarnaselt muud tüüpi kaaskirjadega on ka ettepanekukirjad mõeldud selleks, et viia lugeja kiiresti kurssi vajaliku teabega, veendades samas lugejat, et kirja autor on selle töö jaoks parim valik. Mõnel juhul peab ettepaneku kiri järgima kindlat vormingut ja stiili, teistel juhtudel võib see olla vabama vormiga.
Tüüpiline pakkumiskiri sisaldab lühikest arutelu probleemist, mida ettepanek on mõeldud lahendama, ja ülevaadet ettepanekus sisalduvast olulisest teabest. Ettepanekute kirjad sisaldavad tavaliselt aja- ja kuluprognoose koos lühikese selgitusega selle kohta, kuidas ettepanek toimib. Ettepaneku kirjas võib üksikasjalikult kirjeldada ka pakkumist esitava isiku või ettevõtte kogemusi, kvalifikatsiooni ja sertifikaate ning see võib sisaldada ka ettevõtte ajalugu ja taustateavet. Dokumendis on läbivalt veenev toon, mille eesmärk on julgustada lugejat lisatud ettepaneku materjalid üle vaatama.
Ettepanekukirja võib kirjutada mitmes kontekstis. Kui ettevõte või agentuur esitab pakkumistaotluse (RFP), kirjutavad pakkumistaotlusele vastanud inimesed tavaliselt oma ettepanekutega kirjad. RFP sisaldab tavaliselt ettepaneku suuniseid, mis annavad inimestele hea ettekujutuse sellest, mida pakkumiskiri peaks sisaldama, alates autori kvalifikatsioonist kuni kaasnevate kulude hinnanguni. Ärikirjavahetuse kohta teavet pakkuvates teatmeteostes on sageli mitu näidisettepanekut, et lugejad saaksid enne ettepaneku ametlikku koostamist tutvuda ettepanekute kirjutamisega.
Mõned ettepanekukirjad on soovimatud. Ettevõtted võivad kasutada ettepanekuid oma toodete müümiseks potentsiaalsetele uutele klientidele, sest posti teel suhtlemine võib olla odav ja väga tasuv. Näiteks võib kontoritarkvara tootja saata masspostitusi paljudele kontoritele ja oodata vähemalt huvi ettevõtetelt, kes vastavad tellimuste või lisateabe päringutega. Soovimatu pakkumiskiri kipub olema oma olemuselt üldisem, et seda saaks saata paljudele inimestele.
Ettepaneku malli leidmine, mida saaks kasutada pakkumise päringule vastamiseks, võib olla keeruline, sest iga taotlus ja iga ettepanek võivad olla väga erinevad. Tavaliselt on ettepaneku koostamiseks vaja palju uurimistööd ja keel peab olema lugeja jaoks spetsiaalselt kohandatud. Siiski võib see aidata koostada põhikonspekti, mida kasutatakse ettepanekute kirjutamisel, tagamaks, et ettepaneku kõik vajalikud aspektid on täielikult kaetud. Ettevõtjad peaksid säilitama ka vanade ettepanekute ja ettepanekute kirjade koopiad, tehes edukate kohta märkmeid, et neid saaks kasutada tulevaste ettepanekute väljatöötamisel.
SmartAsset.