Ettepanekute hindamine on viieetapiline protsess, mida kasutatakse ametliku äriettepaneku tasakaalustatud ja erapooletu läbivaatamiseks. Seda tüüpi protsesse leidub kõige sagedamini suurte organisatsioonide või ettevõtete hanke- või lepinguhaldusosakondades. Ettepanekute hindamise esmane eesmärk on tagada, et võitnud ettepaneku valimiseks kasutatakse õiglast ja läbipaistvat protsessi. See on väga oluline, sest sageli nõutakse ettepanekuid kallite projektide või kulutuste jaoks.
Ettepanekute hindamisel kasutatakse viit etappi: moodustada meeskond, et esildised läbi vaadata, tagada esitusnõuetele vastavus, vaadata läbi vastused pakkumisdokumendi üksikasjade alusel, määrata igale kategooriale kaal ja hinnata iga taotlus. Edukaks pakkujaks on kõrgeima punktisumma saanud ettepanek. Pärast valiku tegemist teavitatakse tulemustest kõiki ettepaneku teinud ettevõtteid. Ebaõnnestunud ettevõtetel on õigus esitada hagi, kui nad tunnevad, et protsess oli erapoolik või rikkus lepinguõigust.
Ettepanekute hindamisprotsessi esimene samm on sisemise meeskonna moodustamine, kes vastutab taotluste läbivaatamise eest. Meeskonda kuulumine peaks põhinema asjatundlikkusel asjakohastes protsessides, sellega seotud kogemustel ja kindlal arusaamal hankeprotsessist. Mõnes organisatsioonis on see meeskond kaasatud potentsiaalsetele tarnijatele levitatava pakkumisepäringu (RFP) või pakkumisdokumendi koostamisse. Teised ettevõtted võivad otsustada, et kahe eraldi meeskonna olemasolu kõrvaldab huvide konflikti ja sekkumise võimaluse lõplikku valikut.
Tavaliselt vaatab hankeametnik või RFP koordinaator kõik esildised läbi, et tagada täielik vastavus kõikidele nõuetele. Tegemist on puhtalt administratiivse kontrolliga tagamaks, et kõik pakkumised on laekunud enne tähtaega, kõik nõutud maksed on töödeldud ja et puuduvad lehed või dokumendid. Kui see kontroll on lõpetatud, tehakse ettepanekutest koopiad iga hindamismeeskonna liikme kohta.
Meeskonnaliikmed alustavad ettepaneku hindamise uude etappi, vaadates iga üksiku vastuse üle ja võrdlevad seda pakkumistaotluse või spetsifikatsioonidokumendiga. Läbivaatamise eesmärk on teha kindlaks, kas ettepanek käsitleb kõiki RFP punkte. Puuduvatest asjadest teatatakse mõnikord RFP koordinaatorile, kes võtab ettevõttega ühendust, et kontrollida, kas väljajätmine on kirjaviga, kuid paljudel juhtudel ei võeta järelmeetmeid.
Sõltuvalt meeskonna struktuurist määratakse igale RFP jaotisele kaal. Mõned ettevõtted teevad need otsused rühmana ja teised võimaldavad igal meeskonnaliikmel teha sõltumatu otsuse. Kogukaal peab olema kuni 100 ja kategooriad peavad põhinema tegelikel RFP-nõuetel. Kuigi mõned ettevõtted omistavad tegeliku esitamise kvaliteedile tähtsust, paljud seda ei tee, sest see annab sisuliselt punkte ettepaneku esitamise eest.
Ettepaneku hindamise viimane etapp on hinde andmine. Iga meeskonnaliige teeb iseseisva otsuse ja esitab oma tulemuskaardi RFP koordinaatorile, kes seejärel võtab vastused kokku ja määrab eduka ettepaneku. Kogu see protsess peaks olema läbipaistev ja kohtus kaitstav kui erapooletu ja õiglane.
SmartAsset.