Enamikus suurtes organisatsioonides vastutab hankeosakond eelistatud hankijate nimekirja loomise ja haldamise eest. See nimekiri antakse osakondadele ja ostuametnikele, et aidata hanke või ostmise tellimuste vormistamisel. Selle loendi peamine eesmärk on aidata ostjatel valida tarnijaid, kes on läbinud põhjaliku ülevaatuse.
Eelistatud hankijate loendisse hankija lisamiseks vajalik protsess on organisatsiooniti erinev. Tavaliselt määrab kuluva aja ja ülevaatuse tüübi kauba dollariväärtus. Enamikul ettevõtetel on nimekiri kaupadest, mida nad peavad regulaarselt ostma. Selle asemel, et esitada pakkumistaotlus (RFP) ja valida üks tarnija, pakuvad nad töötajatele eelistatud hankijate nimekirja.
Selle ülevaatuse käigus tuvastatakse minimaalselt müüja juriidiline nimi ja aadress koos maksunumbrite, pakutavate kaupade või teenustega. Paljud ettevõtted kasutavad reitinguteenust, näiteks Dunn ja Bradstreet või tööstusharuspetsiifilisi reitingufirmasid, et kinnitada ettevõtte legitiimsust ja teha kindlaks, kas ettevõttega on teadaolevaid probleeme.
Enamikus ettevõtetes vaadatakse hankija põhjalik ülevaade enne selle lisamist eelistatud hankijate loendisse. Selle protsessi esimene samm on müüja poolt täidetud taotluse vormi esitamine. Nõutav teave võib sisaldada finantsaruande koopiat, toodetud materjalide mahtu, osade allikaid, ametiühingute kuuluvust ja ettevõtte juhtide nimekirja.
Selle teabe vaatavad üle hanketöötajad, kes vastutavad selle täpsuse eest. Lisaks teabe kogumisele nõuavad paljud ettevõtted kohapealset kontrolli. Selle protsessi käigus tutvub hankeosakonna liige üksikasjaliku ringkäiguga rajatistes, kohtub töötajatega ja vaatab üle kvaliteedi tagamise protseduurid.
Ei ole haruldane, et ettevõtted hindavad eelistatud tarnijate nimekirja iga kolme kuni viie aasta järel uuesti. Kontrolli eesmärk on vaadata üle protseduuride, tarnijate ja muu asjakohase teabe muudatused. Kui ettevõtte toote kvaliteet langeb, võib selle nimekirjast eemaldada.
Hankepersonali ülesanne on hallata ja jälgida hankija tegevust. Ostutegevuse, arvete, probleemide ja saadetiste aruandeid kogutakse sageli kord kvartalis ja vaadatakse üle. Pidevat pühendumist hankijate juhtimisele peetakse ostuorganisatsiooni parimaks tavaks.
SmartAsset.