Dokumendi transkriptsioon teisendab paberdokumendid redigeeritavasse digitaalvormingusse. Seda võib teha loetavuse, digitaalfailideks teisendamise või mitmel muul põhjusel. Ettevõtted saavad seda ülesannet tasu eest täita või ettevõtted saavad oma transkriptsioonivajadusi sisemiselt lahendada. Teatud tüüpi dokumentide puhul võib dokumendi tundliku olemuse või vanuse tõttu vajada teisendusprotsessis erilist käsitlemist. Sellistes olukordades võib osutuda vajalikuks kasutada eriteenust.
Seda protsessi saab läbi viia mitmel viisil. Mõned ettevõtted skannivad dokumente ja kasutavad prinditud teabe redigeeritavasse digitaalvormi muundamiseks programmi. Tehnik vaatab vigade parandamiseks masina transkriptsiooni üle. Need võivad hõlmata tähemärkide vahetust või asendusi, nihutatud välju ja muid probleeme, mis võivad tekkida. Arvutiprogramm võib olla võimeline parandustest õppima ja rakendama seda tulevaste dokumentide transkriptsiooniülesannete puhul, et vähendada veamäära.
Teine võimalus on käsitsi transkriptsioon, kus masinakirjutaja töötab originaaldokumendist või kvaliteetsest faksist, et luua värske digitaalne koopia. See võib olla vajalik, kui dokumendid sisaldavad kitsast või ebatavalist käekirja, millega arvutil võib probleeme olla, või erimärke, mida tavaliselt ei kasutata. Näiteks võivad ingliskeelsed ajaloodokumendid sisaldada mitmeid tänapäevases inglise keeles kasutamata märke, mida arvutil oleks raskusi tõlgendada.
Ajaloolised dokumendid võivad nõuda erilist hoolt, sest transkribeerijad soovivad vältida originaali kahjustamist. Skannimine ja sarnased toimingud võivad paberid ultraviolettkiirguse kätte saada ning neid tuleb teha ettevaatlikult, et säilitada originaali terviklikkus. Ka transkriptsioonitegijad peavad hoidma oma käed puhtad ja võivad materjali käsitsemisel kanda kindaid. Digiteerimine dokumentide transkriptsiooni kaudu võib muuta ajaloolised ülestähendused teadlastele ja üldsusele kättesaadavamaks; rajatis võiks näiteks oma veebisaidile üles laadida ajaloolisi kirju, et kõik huvilised saaksid nendega tutvuda.
Valitsuse paberitöö võib alluda dokumentide transkriptsioonile. See võib hõlmata ajaloolisi kirjeid, nagu vanu rahvaloenduse andmeid, aga ka uuemaid dokumente, mis pole digiteeritud kujul saadaval. Teabe tundlikkuse tõttu võib osutuda vajalikuks kasutada sertifitseeritud transkriptsioonitegijat, et tagada, et dokumente ei muudeta digitaalsel kujul sisestamisel. Inimesed, kes kavatsevad kasutada oma koduriigi digiteeritud dokumente selliste tegevuste jaoks nagu kodakondsuse taotlemine, võivad küsida riigiametnikult, millised toimingud tuleb teha dokumendi transkriptsiooni kinnitamiseks.
SmartAsset.