Tuntud ka kui DEMAT, on dematerialiseerimine protsess, mis loobub finantsdokumentide säilitamiseks füüsilise dokumentatsiooni kasutamisest. Selle asemel kasutab dematerialiseerimine elektroonilisi arvestustööriistu, et jälgida igat tüüpi finantstehinguid. Tarkvararakendustega tõhusalt hallatavate dokumentide valik hõlmab peaaegu kõike alates põhilistest raamatupidamisdokumentidest kuni laosertifikaatideni.
Selle elektroonilise raamatupidamise lähenemisviisi üks peamisi eeliseid on see, et bilansi ja muude raamatupidamisdokumentide koopiate füüsilise säilitamise vajadust enam ei eksisteeri. Tänu skaneerimistehnoloogiale on võimalik teha isegi elektroonilisi koopiaid tugidokumentidest, mis annavad viited elektroonilise raamatupidamise kirjete reale. Kõike saab hõlpsasti paigutada kõvakettale või serverisse. Kadumise või riknemise eest kaitsmiseks saab faile hõlpsalt teha ja salvestada väljaspool saiti.
Lisaks põhilistele raamatupidamisdokumentidele võimaldab dematerialiseerimine kaotada vajaduse füüsiliste laosertifikaatide järele. Varude elektroonilisi koopiaid saab hõlpsaks kättesaamiseks arhiveerida. Juhul, kui aktsionär vajab varude koopiaid kiiresti, saab neile ligi pääseda ja neid edastada elektrooniliste meetoditega, näiteks e-posti teel või kaitstud FTP-edastusega.
Dematerialiseerimine võimaldab ka volitatud isikutel töötada samade dokumentidega samal ajal. Füüsiliste raamatupidamismeetodite puhul on sageli raske kahel inimesel korraga raamatute kallal töötada. Kui raamatupidamisprotsess on täiesti elektrooniline, saavad mitu inimest korraga täita erinevaid funktsioone. Meeskonnal on võimalik üheaegselt koostada uusi arveid, postitada varasemate arvete eest laekunud makseid ja koostada mitmesuguseid aruandeid.
Pole kahtlust, et dematerialiseerimisprotsess võib kasutajatele mitmel viisil kasu saada. Arvestuse pidamine nõuab palju vähem ruumi, sellele pääseb hõlpsasti juurde kaugematest asukohtadest ja võimaldab mitmel kasutajal üheaegselt juurdepääsu raamatupidamisraamatutele. Praegu on olemas nii tasulised kui ka tasuta raamatupidamis- ja finantsdokumentide tarkvarapaketid, mis aitavad igal ettevõttel või organisatsioonil hõlpsasti täielikku dematerialiseerimise staatust saavutada. Raamatupidamistarkvara puhul on olemas ka veebipõhised tooted, mis võimaldavad üksikisikul või ettevõttel luua virtuaalraamatute komplekti. Toote serveritesse turvaliselt laadituna saavad volitatud isikud kirjetele juurde pääseda ja nendega töötada mis tahes kohast, kus on aktiivne Interneti-ühendus.
SmartAsset.