Algkoosolek on koosolek, kus kõiki vastutavaid meeskonnaliikmeid teavitatakse uuest projektist. Tegevused võivad hõlmata projekti kavatsuste arutamist, ajakava kehtestamist, kulude ja eelarvepiirangute jagamist ning projektiülesannete määramist. Algatuskoosolekutel osalevad sageli meeskonnaliikmed mitmest funktsionaalsest valdkonnast ja mõnikord võivad nad kaasata ka kliendi esindaja.
Algkohtumise eesmärk on tagada, et projekt läheks võimalikult sujuvalt, tagades, et kõik meeskonnaliikmed on samal lehel. Sellised kohtumised on projektijuhile võimaluseks projekti kohta infot jagada. See võib hõlmata kindlaid fakte, nagu projekti tähtaeg, spetsifikatsioonid ja eelarve, kuid võib sisaldada ka pehmet teavet, nagu kliendi veidrused ja eelistused.
Algkohtumise korraldamise eest vastutab sageli projektijuht. Tavaliselt võtab ta enda kanda päevakorra koostamise ja järgimise. See hõlmab aja planeerimist, millal kõik nõutavad osapooled saavad kohtuda; asukoha reserveerimine; ja pikkade koosolekute puhul, mis toimuvad keskpäevasel vaheajal, lõunateenuse tellimine meeskonnaliikmetele.
Kohtumise käigus teeb projektijuht hoolikalt märkmeid kõigi arutatud teemade, tehtud otsuste ja küsimuste kohta, millele tuleb hiljem vastata. Ta vastutab selle eest, et kõik sidusrühmad nõustuksid tingimuste, ajakavade ja kuludega ning mõistaksid täielikult, mida neilt nõutakse. Seejärel peaks projektijuht viivitamatult jagama selged ja kokkuvõtlikud koosoleku märkmed.
Algkohtumise üks olulisemaid funktsioone on tulemuste loendi koostamine. See on loend kõigist kliendile tasumisele kuuluvatest esemetest ja konkreetsetest toimingutest, mida on vaja iga tulemuse täitmiseks. Näiteks võib kliendi ülesanne olla jaemüügikoha jaoks sissepääsusildi valmistamine. Selle saavutamiseks tuleb silt kujundada, hankida ja tellida materjalid, see tuleb toota, kvaliteeti kontrollida ning märk tarnida ja/või paigaldada. Hankespetsialist ei saa tellida materjale enne, kui projekteerija on sildi kujundanud ja kui kumbki neist etappidest ei ole graafikus tehtud, ei saa paigaldaja tähtajast kinni pidada.
Ülesannete määramine on protsessi jaoks väga oluline, nii et avakoosoleku koosoleku märkmed peaksid sisaldama tegevuste, tähtaegade ja vastutavate osapoolte loendit. Kui mõnel osapoolel on tähtpäevade, spetsifikatsioonide või hinnakujundusega probleeme, on õige aeg see esile tõsta algaval koosolekul. See koosolek on avatud foorum kõigile asjaosalistele, et tagada eduka projekti loomiseks vajaliku hankimine.
SmartAsset.