Töövoog koosneb etappidest, mille ettevõte või töötaja läbib, et pakkuda oma klientidele toodet või teenust. Automatiseeritud töövoog on see, kui neid etappe aitavad arvutid või muud masinad. Töövoo protsessi automatiseerimiseks tuleb esmalt jagada protsessiga seotud sammud. Kui ettevõte on töövooprotsessi igast etapist kindlalt aru saanud, hõlmab automatiseeritud töövoo loomine töövooprotsessi sisestamist töövoohaldustarkvarasse, mis seejärel protsessi automatiseerib.
Automatiseeritud töövoo peamine eelis on see, et see säästab töötajate tööaega ja säästab seega ettevõtte raha. Automatiseeritud töövootarkvaral on aruandlusvõimalused, nii et ettevõte saab tuvastada, millal ta vajab töökoormusega tegelemiseks lisatöötajaid või kui ettevõttes on rohkem töötajaid, kui neil on vaja teha. Automatiseeritud töövoog välistab käsitsi andmete sisestamise või faili üleandmise järgmisele inimesele, kes peab failiga töötama. Selle asemel hoiatavad automatiseeritud töövoosüsteemid pärast esimese ülesande täitmist järgmist inimest järgmise ülesande eest ja kõigil protsessis osalejatel on juurdepääs samale teabele.
Üks näide kasutatavast automatiseeritud töövoost on haigla töövoogu. Automatiseeritud töövoo korral, kui vastuvõtutöötaja kontrollib patsiendi ooteruumis süsteemi, saab õde arvutisse teate, et patsient ootab ja millises ruumis. Pärast seda, kui õde kogub patsiendilt informatsiooni ja sisestab selle arvutisse, saab arst hoiatuse patsiendi ja selle kohta, millises ruumis patsient ootab. Kui õde ja arst sisestavad teavet, genereerib automatiseeritud töövoog teabe tagasi registratuuritöötajale, kes haldab patsiendi koormust.
Selles näites säästab automatiseeritud töövoog töötajaid patsiendi andmete arvutisüsteemi või patsiendifaili mitu korda sisestamast – siis, kui registratuur kontrollib patsienti, kui õde patsienti näeb ja uuesti, kui arst patsienti näeb. See vähendab patsiendi ooteaega, sest pärast seda, kui registratuur sisestab registreerimisel patsiendi andmed, tõukab teave automaatselt õe arvutisse ja pärast seda, kui õde on sisestanud patsiendi kohta täiendava teabe, uuesti arstile. See automatiseeritud töövoog tagab haiglale suurema tõhususe ja võimaldab lõppkokkuvõttes pakkuda patsientidele paremat hooldust.
SmartAsset.