Automatiseeritud sekretär on seade, mis suunab kõned kontoris. Väikeettevõtted kasutavad neid seadmeid sageli põhifiltri pakkumiseks kontori ja soovimatute telefonikõnede (nt telefonimüüjad või valed numbrid) vahel. Suurematel ettevõtetel on sageli selle funktsiooni täitmiseks reaalne sekretär, mis muudab automatiseeritud sekretäri üleliigseks. Seda terminit kasutatakse sageli virtuaalse sekretäri sünonüümina, kuid need kaks on tegelikult väga erinevad. Virtuaalne sekretär on tegelik inimene, vaid mitte see, kes tegutseb ettevõttes endas.
Enamasti on automatiseeritud sekretär väike kast, mis ühendatakse telefoni ja seina vahelise telefoniliiniga. Kui liinile helistab teadaolev ja kinnitatud number, lubab sekretär kõnel otse telefonile suunata. Kui helistab kinnitamata, tundmatu või piiratud number, püüab automaatne sekretär selle pealt kinni.
Üldiselt tähendab seda tüüpi pealtkuulamine, et automaatne süsteem vastab kõnele ja küsib helistajalt põhiteavet. Pärast küsimustele vastuse saamist helistab seade ühendatud telefonile ja edastab selle teabe vastuvõtjale – kes saab seejärel kõne vastu võtta. Kui numbrit nimetatakse halvaks või kui vastuvõtja keeldub kõnest, suunatakse kõne selle asemel kõneposti või katkestatakse lihtsalt ühendus.
Levinud viga on eeldada, et virtuaalne ja automatiseeritud sekretär on sama asi. Virtuaalne sekretär on sõltumatu töövõtja, kes tegutseb sekretärina kauges asukohas. Tavaliselt on neil töötajatel kodukontor ja nad täidavad ühist sekretäritööd, sageli mitme erineva ettevõtte jaoks. Levinud tööülesanneteks on telefonile vastamine, salvestatud kirjade või kõnede transkribeerimine ja reisi korraldamine.
Kuigi kahte tüüpi sekretäre on väga erinevad, on neil sarnane üldine metoodika. Eemaldades nii tavapärase sekretäri ruumi kui ka kulud, suudab ettevõte töötada palju väiksemate üldkuludega. See võimaldab ettevõttel toimida tasemel, kus see võib olla traditsioonilise süsteemi kohaselt pankrotti läinud. Lisaks võimaldab virtuaalse sekretäri automaatsete telefonifunktsioonide kasutamine ettevõttel sageli tunduda suurem ja paremini organiseeritud.
Virtuaalsekretäri puhul annab lisakasu töö sisseostmine. Üks töötaja võib töötada korraga mitmes ettevõttes, selle asemel, et olla sunnitud tegema ühte osalise tööajaga tööd. Lisaks võimaldab kodus töötamine väikelaste, puudega või ettearvamatu graafikuga inimestel tööjõuna edasi tegutseda.
SmartAsset.