Arvete töötlemine on protseduuride sari arvete käsitlemiseks, et tagada nende õigeaegne tasumine. Üksikutel ettevõtetel on tavaliselt oma töötlemissüsteemid, mis hõlmavad nii raamatupidamistöötajaid kui ka juhendajaid ja muid töötajaid. Protsessi sujuvamaks muutmiseks, kirjete leidmise hõlbustamiseks ja kiire juurdepääsu tagamiseks praegustele tasumata arvetele on saadaval tarkvara, mis aitab arvete töötlemisel.
Protsess algab arve edastamisega faksi, meili, posti või mõne muu süsteemi teel. Raamatupidaja peab arve avama ja üle vaatama, et otsustada, kuidas edasi toimida. Sellel võib olla ostutellimuse number, mis näitab, et selle ostutellimuse eest vastutav isik peab selle kinnitama. See võib hõlmata arve kontrollimist tegelike saadud kaupadega ja veendumist, et isik on ostu heaks kiitnud. Kui ostutellimuse numbrit pole, peab raamatupidaja dokumendiga tutvuma, et teha kindlaks, millist toodet või teenust arutatakse.
Elektroonilistes arvete töötlemise süsteemides saavad inimesed salvestada arve andmed, sealhulgas päritolu hankija, üksikasjad, maksetähtaeg ja nii edasi, luues jälgitava andmebaasi kirje. Raamatupidamisinspektorid saavad taotleda tasumata arvete loendeid, mis on sorteeritud maksetähtaja ja muude parameetrite järgi. Kui raamatupidaja on makse heaks kiitnud, saab raha saata tšeki, elektroonilise rahaülekande ja muude meetoditega, kasutades failis olevaid hankija andmeid. Kui müüja on uus, võib raamatupidamisosakonnal tekkida vajadus teabe kogumiseks ühendust võtta, kui arveldusandmed pole täielikud.
Ettevõtted registreerivad oma maksed tšeki või kinnitusnumbri abil, olenevalt raha esitamise viisist, et luua kirje, mis näitab, millal ja kuidas nad makse tegid. Kui raha on saadetud, saab raamatupidamine märkida, et arve on tasutud, ja teisaldada selle oma pearaamatute võlgade veerust välja. Kui maksete üle tekib vaidlus, on need kirjed ülevaatamiseks saadaval, et teada saada, kus makse eksiti ja kuidas probleemi lahendada.
Arvete töötlemise etappide arv võib olenevalt ettevõttest ja kasutatavatest süsteemidest olla erinev. Tõrkekaitsmed on sisse ehitatud selleks, et vältida selliseid probleeme nagu topeltmaksed, volitamata ostude eest tasumine või arve määratud tähtaja jooksul tasumata jätmine. Väikeettevõttes võib nende maksete eest vastutada üks inimene, samas kui suurematel ettevõtetel võib olla terve arveldusvõlgade osakond, mis vastutab kõigi arvete töötlemise eest, alates kommunaalteenuste pakkujatest kuni alltöövõtjateni, mida ettevõte konkreetsetes projektides kasutab.
SmartAsset.