Enamik ettevõtteid peab tegelema rahavoogudega ning arveldamise ja tuluvoogude jälgimiseks võib kasutada arveid. Arve on arve, mis sisaldab üksikasjalikult osutatud teenuseid või ostetud tooteid ja nende kogumaksumust. Need võivad pärineda ettevõtte välistelt müüjatelt või ettevõttelt teistele ettevõtetele või klientidele. Arveraamat on viis kõigi nende arvete korrastamiseks ja säilitamiseks. On palju põhjuseid, miks ettevõte võib arveid säilitada, sealhulgas maksustamise, rahavoogude analüüsi ja arvestuse pidamiseks.
Arveraamatu pidamisel on palju eeliseid. USA-s ja mõnes teises piirkonnas võivad mõned ettevõtted olla maksude esitamisel võimalikud aasta jooksul tehtud ostudest maha arvata. Kui see on tehtud, on võimalus, et ettevõtted peavad tõendama, et need ostud tehti ja teatud summa maksti. Teine hea aeg arvete kirjete korraldamiseks arveraamatusse on rahavoogude analüüsimine. Enamik ettevõtteid uurib rahavoogusid kord kvartalis ja arvetega saab näidata, kuhu raha läheb ja kust tuleb.
Üldine arvestuse pidamine on kõige levinum põhjus arveraamatu pidamiseks. Mõnikord võib tekkida vajadus näidata müüjale, mis on makstud, või näidata kliendile, mis on maksmata. Neid raamatuid võib korraldada mis tahes viisil, mis sobib ettevõtte vajadustega. Vajadusel võib arvete mugavas kohas hoidmine aidata vältida segadust ja vaidlusi.
Paljud ettevõtted kasutavad elektrooniliste arvete tarkvara. See võib toimida mitmel viisil ja jällegi võimaldab ettevõttel korraldada ja sisaldada arveid neile sobival viisil. Arvestuse elektrooniline pidamine võib säästa aega ja ruumi ning tavaliselt on saadaval mitut tüüpi tarkvara paljudes hinnavahemikes.
Teised ettevõtted kasutavad nii paber- kui ka elektroonilisi arveid. Arveraamat võib sisaldada paberit, mida nimetatakse ka füüsilisteks arveteks. Elektroonilised raamatud võivad olla nende arvete skannitud koopiad või lihtsalt nende andmed sisestatud ja korraldatud kiireks uurimiseks. Mõlemal on eeliseid ja ettevõte otsustab oma arveid säilitada, sõltub täielikult tema vajadustest.
Mõned ettevõtted võivad igapäevaselt kasutada palju arveid. Tihti on need arved väiksemad ja arveraamatusse saab neid rohkem ritta panna. Üldiselt soovitatakse ettevõttel arveid säilitada kolm kuni seitse aastat. See võib tekitada mitu virna raamatuid, mida võib hoida täiesti eraldi arvestusruumis või hoones.
SmartAsset.