Mõistet ärihange kasutatakse äriüksusele kaupade ja teenuste ostmisega seotud tegevuste kirjeldamiseks. Hanked või ostmine on oluline haldusfunktsioon, mis kasutab väljaminevate kulude haldamiseks kulude vähendamise ja pikaajalise strateegilise planeerimise tehnikaid. Ärihangete valdkonnas on kolm peamist fookusvaldkonda: pakkumine, hankijate juhtimine ja strateegiline ostmine.
Ettevõtlushangetega tegelevaid inimesi tuntakse hankeprofessionaalidena. Hangetel on kolm peamist ametinimetust: ostja, hankeametnik ja hankejuht. Ostja vastutab valitud tarnijatelt kaupade ostmise haldamise eest. Hankeametnik juhib pakkumis- ja hankija valiku protsessi. Hankejuhi põhivastutus on osakonna üldine toimimine ja läbirääkimised suurte dollari väärtuses tarnijatega.
Pakkumismenetlus on protsess, mille käigus kutsutakse potentsiaalseid tarnijaid vaatama üksikasjalikku nõuete dokumenti ja esitama oma ettevõtte pakkumine. Nõuete dokument sisaldab lepingu koguväärtust dollarites ja pikkust, nõutava toote või teenuse tüüpi, kvaliteedinõudeid ja lepingutingimusi. Märkimisväärne osa tsiviilhagidest põhineb pakkumisprotsessis esinevatel puudustel või eelarvamusel. Asjakohase äriprotsessi järgimine ning ausa ja läbipaistva pakkumise tagamine on väga oluline.
Ärihangete puhul kasutatakse tavaliselt kolme terminit: pakkumise taotlus (RFP), teabenõue (RFI) ja pakkumise taotlus (RFQ). Nõutava vastuse tüüp on märgitud dokumendi põhiosas koos kuupäevade ja kontaktandmetega. Kõiki kolme terminit kasutatakse protsessi kirjeldamiseks, kui hankijaid kutsutakse vastama või kui nõuded postitatakse avalikule veebisaidile või hanketööriistale, mis võimaldab paljudel tarnijatel vastata. Kuupäevad on selles protsessis väga olulised ja tähtaegade eiramine või nendest möödalaskmine välistab vastuse kaalumisel. Välistuste vältimiseks hankige kindlasti kviitung, millel on kellaaja ja kuupäeva tempel, mis näitab, millal dokumendid ostuosakonda saabus.
Tarnija juhtimine hõlmab lepingu täitmise tagamist, esmase kontaktisikuna tegutsemist teenuse ja vaidluste lahendamisega seotud küsimustes, samuti lepingus kokkulepitud maksete või klauslite haldamist. Kuigi palju jõupingutusi pööratakse esmasele pakkumismenetlusele ja lepingu kirjutamisele, on hankijate juhtimine ainus viis tagada, et ettevõte saavutab tegelikult oodatud säästu. Tõhus juhtimine toob kaasa madalamad tegevuskulud, tõhusad teenused ja tugevama läbirääkimispositsiooni järgmise läbirääkimiste vooru ajal.
Strateegiline ostmine on planeeritud ostuprotsess. Tüüpilises organisatsioonis esitab iga osakond eelarve- või hankeosakonnale oma aastaks planeeritud ostud. Töötajad otsivad ühiseid jooni või võimalusi seotud toodete komplekteerimiseks. Nende väiksemate ostude puhul saab seejärel kuulutada välja hanke, mis annab mitmele tarnijale võimaluse neid kaupu ja teenuseid pakkuda. Üldiselt vähendab see protsess organisatsiooni ostukulusid.
SmartAsset.