Andmete säilitamine on olnud peaaegu igat tüüpi ettevõtete heaolu jaoks pikka aega oluline. Varem tähendas see paberdokumentide arhiivide säilitamist, mida sai vajadusel ja vastavalt vajadusele hankida, sageli säilitades neid kirjeid aastakümneid, enne kui need ära visati. Tänapäeval on elektrooniline andmete säilitamine selle ülesande lihtsamaks teinud, mis on õnnelik asjaolu, kuna dokumentide säilitamine on olulisem kui kunagi varem, kui ettevõte soovib kaitsta oma ja klientide huve.
Igat tüüpi andmete säilitamise programmidesse tuleks lisada mitut tüüpi dokumente. Kogu elektrooniline suhtlus, eriti meilid ja parooliga kaitstud failid ja muud dokumendid, on säilitamisprotsessi jaoks hädavajalikud. Lisaks elektroonilisele kirjavahetusele tuleb säilitada mis tahes tüüpi kokkulepped, lepingud või muud dokumendid, mis sisaldavad ettevõtte poolt või ettevõtte jaoks juriidilisi nõudeid, isegi pärast seda, kui need dokumendid asendatakse uuemate versioonidega. Nagu varemgi, tuleb tõhusalt arhiveerida ka paberdokumendid, nagu kliendiarved ja dokumendid, töötajate avaldused ja personalitoimiku sisu ning tervishoiuandmed.
Üks olulisemaid põhjusi usaldusväärse andmesäilitusprogrammi loomisel ja hooldamisel on seotud juriidiliste probleemidega. Lihtsamalt öeldes võib mis tahes dokument, mis on seotud ettevõtte toimimisega, sisaldada teavet, mis aitaks ettevõtet kohtuvaidluse korral. Salvestatud dokumentatsioon võimaldab hõlpsamini rekonstrueerida asjakohaseid sündmusi ja ajakavasid ning tõestada ettevõtte ametnike väiteid selle kohta, mida nad konkreetses juriidilises küsimuses tegid ja ei teinud. Eeldades, et andmete säilitamise programm on põhjalik, võib dokumentide tõhus arhiveerimine säästa ettevõttel palju aega ja raha igasuguste õigustoimingute puhul, sealhulgas maksude, töötajatega seotud vahejuhtumite või klientidega sõlmitud lepingutega seotud küsimustes.
Lisaks teabe pakkumisele, mis võib olla kriitilise tähtsusega juriidilise probleemi lahendamisel, pakuvad head andmete säilitamise harjumused ka võimalust pakkuda klientidele parimat tuge. Võimalus jälgida sündmusi, mis konkreetse kliendiga juhtusid aastaid varem, võib sillutada teed probleemi lahendamiseks, mis on täna esiplaanile tõusnud, või anda inspiratsiooni mõne uue toote või teenuse jaoks, mis võib olla atraktiivne rohkem kui ühele kliendile. Arhiveeritud andmete põhjal aruannete koostamise võimalus võimaldab tuvastada suundumusi ja tekitada ideid, mis muidu poleks ilmselged. Sellest vaatenurgast vaadatuna ei tähenda andmete säilitamine ainult minevikuandmete loomist ja säilitamist, vaid ka ressursi loomist, mis võib aidata suurendada ettevõtte väljavaateid tulevikus.
SmartAsset.