Mõiste “andmekogum” viitab seotud väärtuste kogumile, mis on saadud tsentraliseeritud andmebaasist. Andmed võivad olla kõike alates tarneahela teabest kuni töötajate dokumentideni. Andmeid saab analüüsimiseks genereerida automaatselt või käsitsi, kasutades kogu andmekogumit või väärtuste alamhulka. Andmebaasitarkvara on loodud andmekogumitega seotud erinevate funktsioonide, sealhulgas teabe sünkroonimise ja kontrollimise jaoks.
Põhimõtteliselt on iga analüüsi eesmärgil kogutud andmete kogum andmekogum. Andmete kogumise meetod võib mõjutada kogumi väärtuste täpsust ja seega ka analüüsi tulemust. Kui andmekogum on osa lihtsast kvantitatiivsest katsest, mis ei hõlma tohutut andmekogumit, võib andmete käsitsi kogumine olla suhteliselt usaldusväärne. Vastupidi, kui andmekogum on suur, on automaatne andmekogumisprotsess kõige täpsem ja täpsem.
Andmekogumis sisalduvate väärtuste täpsus ja täpsus on alati oluline, kuid võib olla hädavajalik mõnes tööstusharus, mis tugineb tarneahelas tarneahela jälgimisele. Globaalne andmete sünkroonimisvõrk (GSDN) sertifitseerib andmekogumeid ja hõlbustab andmete sünkroonimisprotsessi, viies läbi iga-aastase auditi kõigis GDSN-i sertifikaadiga andmekogumites. GDSN-i sertifitseeritud andmekogusse jäädvustatud tarneahela andmed on seotud globaalse asukohanumbri (GLN) ja ülemaailmse kaubanumbriga (GLIT). Neid kahte numbrit kasutatakse vastavalt asjakohaste asukohtade ja nendega seotud kaubaartiklite tuvastamiseks, kui kaup liigub läbi tarneahela tootjalt tarbijani.
Muudel juhtudel pääseb andmebaasitarkvara andmekogudele automaatselt juurde arvuti käivitumise või installi- või täiendusprotsessi ajal. Need protsessid hõlmavad teabe edastamist ja kontrollimist andmebaaside vahel. Edastatav ja kontrollitav teave on andmekogum. Kui protsessi käigus ilmneb andmekogumi tõrge, võib probleem olla andmetega, näiteks rikutud alglaadimisfail, valed sätted kõvakettal või vigane kõvaketas.
Kohandatud andmebaasi puhul, mis sisaldab töötajate kirjeid või ajaloolisi temperatuuriandmeid, võib juurdepääs andmekogumile olla privaatne või jagatud. Privaatset basseini ei saa näha ega juurde pääseda keegi peale administraatori. Ühiskogumile pääsevad juurde teised, kes saavad väärtusi lisada, muuta või eemaldada. Andmeid saab sisestada automaatselt, käsitsi ning importida või eksportida arvutustabelist. Veebipõhist kogumit manipuleerib tavaliselt administraator, kuid seda jagatakse, et võrgukasutajad saaksid andmeid erinevatel eesmärkidel vaadata ja eksportida.