Allkirjafail on väike tekstifail, mis lisatakse e-kirja lõppu. See sisaldab allkirja ja muud teavet, nagu telefoninumber või veebisaidi aadress. Selle kasutamine säästab aega ja energiat, kuna saate määrata selle lisama iga kord, kui saadate e-kirja, ja te ei pea sama teavet korduvalt sisestama.
Enamik e-posti programme ja teenuseid võimaldavad programmi või rakenduse osana luua allkirjafaili. Paljud võimaldavad teil lisada ka tekstitöötlusprogrammi abil loodud faili. Tavaliselt saab faili lisada, minnes meiliprogrammi jaotisesse “Valikud”.
Allkirjafaili sisu on piiramatu. See võib sisaldada teksti, veebilinke ja isegi fotosid või kunstiteoseid. Tavaliselt sisaldab see lisaks kontaktteabele ka allkirja, nagu telefoni- või faksinumber või veebisaidi link. Paljud ärikasutajad lisavad ka oma ettevõtte logo. Sageli otsustavad inimesed, kes kasutavad oma isiklikus e-kirjas allkirjafaili, lisada ka lemmiktsitaadi või -ütluse, mis kas määratleb nende uskumusi või inspireerib neid.
Kuigi allkirjafaili kasutamisel on palju võimalusi, soovitatakse tavaliselt ärikasutuseks loomisel järgida teatud protokolle. Professionaalne hoidmine ilma liigse mitteametlikkuseta on tavaliselt võtmepunkt, mida meeles pidada. Näiteks allkirjafaili kasutamisel ärimeilis on kõige parem jätta isiklik tsitaat välja. Samuti on soovitatav jätta tühik sõnumi viimase lause ja faili allkirjaosa vahele. See hoiab selle puhta ja korras ning tõstab kontaktteabe hõlpsalt esile.
Allkirjafaili omamise üks peamisi eeliseid on see, et enamik e-posti rakendusi võimaldab kasutada rohkem kui ühte faili. See on kasulik, eriti ärikasutusel, kuna saate faile teenindada erinevatele klientidele või ettevõtte erinevatele etappidele. Kui suhe kliendiga on loodud, võib veidi vähem formaalne allkiri parem välja näha. Inimestele, kes saadavad e-kirju erakontolt, võib faili muutmine olla mugav, et eristada sõpru, perekonda ja vähem isiklikke kontakte.
Kuigi allkirjafaili kasutatakse kõige sagedamini e-posti jaoks, saab seda kasutada ka teiste rakendustega. Mõned kiirsuhtlusteenused (IM) võimaldavad selle lisada, aga ka mõned Useneti rühmad. Seda on sageli näha ka vestlusfoorumites.