Ad hoc aruanne on aruanne, mille inimene koostab vastuseks konkreetsele teabenõudele, mitte kindlate ajavahemike järel või tavapärase aruandluse osana. Järelevalveametnikud võivad nõuda selliseid aruandeid erinevatel põhjustel ja tavaliselt annavad nende täitmiseks tähtaja, näiteks nõudes, et aruanne esitataks tööpäeva lõpuks. Olenevalt ettevõtte olemusest ja taotlusest on selliste aruannete koostamisel abistavad tööriistad saadaval.
Ladinakeelne fraas “ad hoc” tähendab “selleks”, mis viitab ideele, et aruanne on tellitud teatud eesmärgil ja hõlmab konkreetset teemat. Ad hoc aruande taotlus võib hõlmata sisemist teavet, nagu müügiandmed, töötajate töötulemused jne. See võib sisaldada ka välist teavet, nagu andmed muutuvate turutingimuste, tarbijate ootuste ja muude teemade kohta. Kui esitatakse ad hoc aruande taotlus, peaks see sisaldama üksikasjalikku arutelu selle kohta, mida aruandest oodatakse.
Tavaliselt tehakse sellist tööd sekretäridele ja teistele halduspersonalile. Nad koguvad andmeid ettevõtte andmebaasidest ja välistest uuringutest, nagu näiteks kaubandusväljaannete ja uudiste aruannete ülevaatamine. Tarkvaraprogrammidel on sageli mallid, mida inimesed saavad aruannete kiireks koostamiseks kasutada. Need võivad olla seotud andmebaasidega, et võimaldada diagrammide, graafikute ja muude andmete visuaalsete esitluste genereerimist, tuginedes otse andmebaasile, mitte sundides inimest esitlust nullist looma.
Mõned põhjused ad hoc aruande küsimiseks võivad hõlmata uurimuslikke plaane uute toodete ja teenuste turule toomiseks, esialgseid turu-uuringuid ning ettevalmistusi äritavade ja -plaanide ülevaatamiseks. Kõigil juhtudel on esialgsed andmed juhised töötajatele, kes peavad tegema otsuseid, kuidas edasi toimida. Ad hoc aruanne võib tuvastada konkreetsed probleemid ja tõstab esile tegevused, mida jätkata või vältida. Näiteks võib aruanne näidata, et tööstusharu standardid on muutumas, mistõttu ei ole mõistlik investeerida süsteemi, mis on loodud hõlbustama vastavust olemasolevatele standarditele, kuna ettevõte vajab lähitulevikus uuendusi.
Kuigi ad hoc aruanne tellitakse lühikese aja jooksul, peab see siiski vastama professionaalsetele esitlusstandarditele. See hõlmab kirjavigade, vigade ja loetavuse korrigeerimist, dokumendi õiget vormindamist ning ettevõtte poolt aruannete väljastamisel kehtestatud sisemiste standardite järgimist. Malli olemasolu võib selles aidata, kuna malli on võimalik sisestada teavet, et veenduda, et aruanne järgib tuttavat üldist struktuuri.
SmartAsset.