5S on jaapanlaste loodud majapidamisreeglite kogum, et sisendada töökohale distsipliini puhtama ja organiseerituma tootmiskeskkonna nimel. Hiljem võeti see kasutusele ka muudes töötingimustes peale tootmistsehhi, sealhulgas kontorites Jaapanis ja teistel kontinentidel. Viis s-tähega algavat jaapani tegevussõna on loodud selleks, et hõlpsasti meenutada majapidamisreegleid, mida tuleb töökoha korra, puhtuse ja tõhususe säilitamiseks regulaarselt järgida. Viis tegevussõna on seiri, seiton, seiso, seiketsu ja shitsuke.
Seiri tähendab sorteerima. Tootmisliinil vajalikud osad ja tööriistad tuleb eraldada mittevajalikest osadest ja tööriistadest ning seetõttu tuleb need utiliseerida. Kontorid võivad jäljendada tootmisliini ning sorteerida ka kontoritööriistu ja -materjale, et hoida töökeskkonda säästlikumana ja hõlbustada kontoritöötajal protsessi või teenuse lõpuleviimiseks vajalike asjade leidmist. Kontrollnimekirja koostamine asjadest, mida tootmis- või kontoritöötaja töö tegemiseks peab tegema, lihtsustab mittevajalike tööriistade ja materjalide kõrvaldamise protsessi.
Seiton tähistab töökoha korra seadmist. Tootmiseks vajalikud osad ja tööriistad peavad olema nõuetekohaselt märgistatud ja asetatud oma õigetesse kohtadesse ja töötajale käeulatusse. Kontoris tähendab see kontoritarvete ja -materjalide paigutamist oma õigetesse kohtadesse ja konveieri sarnasesse järjestusse tehingu või teenuse sujuvaks lõpuleviimiseks.
Tootmistöötaja peab ka töökoha pühkima ja masinaid puhastama, et vältida rikkeid ja remonti. Seda nimetatakse seisoks ja seda tuleb teha regulaarselt. Puhas töökeskkond tuleb kasuks ka kontoritöötajale. Ta saab hingata puhast õhku ja vältida haigestumist.
Standardimine, mida jaapani keeles nimetatakse seiketsu, võimaldab töötajal hõlpsalt ja kiiresti täita igapäevaseid ülesandeid, olenemata sellest, kas ta on tootmiskorrusel või kontoris. Inimese töö teostamise etapiviisilise protseduuri dokumenteerimine võimaldab tal ülesandeid rutiinselt täita. Katse-eksitusi ei tehta enam ning aja ja materjalide raiskamine on minimaalne, kui mitte täielikult kõrvaldatud.
Kui organisatsioon juba 5S-i praktiseerib, tuleb teha jõupingutusi, et säilitada 5S kaudu väljakujunenud hea majapidamise harjumus. Seda tuntakse shitsuke nime all. Seda saab teha kõigi organisatsiooni liikmete pideva motiveerimisega 5S-i harjutamist jätkama. Üks viis, kuidas motiveerida igaüht 5S-i harjumust säilitama, on parimate tavade esiletõstmiseks osakondadevahelised võistlused. Üllatusauditi võiks ette võtta ka 5S patrull, et hoida kõik oma kätel ning olla järjekindel töökoha korra ja puhtuse hoidmisel, kuni sellest saab organisatsioonis elustiil ja kultuur.
SmartAsset.