Pearaamatu vastavusse viimine on kriitiline samm tagamaks, et organisatsiooni finantstegevused on nõuetekohaselt registreeritud, nii et organisatsiooni finantsaruannet saab usaldada kui selle finantsseisundi täpset peegeldust. Kooskõlastamine ise viitab erinevate kirjete võrdlemisele, et tagada arvude täpsus ja ühtsus, ning kui need pole nii, siis nende vastavusse viimine. Sarnaselt isikliku tšekiraamatu vastavusse viimisega hõlmab ka pearaamatu vastavusse viimine selle kontrollimist, et kõik organisatsiooni tehingud perioodi jooksul olid õigesti registreeritud. Pearaamatu vastavusse viimine on muidugi palju keerulisem ja sageli arvutipõhine; isegi nii võib suurettevõtte pearaamatute vastavusse viimine mõnikord võtta päevi.
Pearaamatu vastavusse viimise protsessi esimene samm on tagada, et vastavusse viimise eest vastutavad isikud ei oleks kaasatud selle kontode konteerimisse. Pettuste või omastamise ärahoidmiseks on oluline kontroll- ja tasakaalusüsteem. Samuti tuleks kõigi tehingute kohta pidada samaaegset ja püsivat arvestust. Näiteks tuleks kogu tulu viivitamatult kirjendada ja iga päev panka hoiustada. Erinevused panka deponeeritud summade ja tulude vahel võivad olla lihtsalt kirjavead, kuid võivad paljastada ka pettuse.
Tütarraamatute kannete summad kantakse pearaamatusse „kontode vastavusseviimiseks“. Tütarraamatute kandeid, nagu võlgnevused või saadaolevad arved, tuleks võrrelda nende tõendavate dokumentidega ja igas tütarraamatus olevate kannete summat võrrelda nende vastava pearaamatu kannega. Pearaamatusse kandmisel võib tekkida mitmeid erinevaid võimalikke vigu ja enamik neist ei hõlma pettust ega omastamist. Näiteks võidakse kirjed postitada õigete sularahasummadega, kuid valele kontole või konteerimisel olevad arvud võidakse üle kanda. Põhjalik pearaamatu vastavusse viimine peaks need vead avastama. Kui leitakse vigu või lahknevusi, ei tohiks neid parandada, vaid need tuleb eraldi registreerida ja postitada kooskõlastuskirjetena.
Üks olulisemaid pearaamatu vastavusi on kassaarvestus, mis võrdleb pearaamatu kandeid pangahoiuste kirjetega. Kuigi selles etapis avastatud vead võivad olla lihtsad tehnilised valearvestused, tuleks neid võtta väga tõsiselt; kui neid ei tabata, võivad need kaasa tuua ettevõtte finantsseisundi väärkajastamise finantsaruandes, mis on võetud täielikult pearaamatust.
Teine pearaamatu vastavusse viimise oluline element on proovibilanss, mis on lihtsalt kõigi deebettide summa võrdlemine kõigi kreeditide summaga. Kui kaks kogusummat ei ole võrdsed, on kontod tasakaalust väljas ja vähemalt tuleb veale jälile saada ja teha paranduskanne.
Eriti suures organisatsioonis ei ole mõistlik oodata finantsaruande koostamist, et pearaamatut ühildada. Selle asemel peaks pearaamatu kontode vastavusse viimine toimuma jooksvalt, kui tehakse konteeringuid, ning võimalikult sageli tuleks üle vaadata ja kooskõlastada abiraamatuid sisaldavad komponendid. Proovibilansi tuleks teha nii sageli kui võimalik, kuid mitte mingil juhul harvem kui kord kuus.
SmartAsset.