Raamatupidamissüsteemid kasutavad mitmeid pearaamatuid ja päevikuid, et registreerida ja klassifitseerida erinevaid tehinguid, millega ettevõte tegeleb. Pearaamatu kanded esindavad nendes raamatutes olevaid tehinguid, kusjuures raamatupidajad märgistavad need tavaliselt päevikukanneteks. Erinevat tüüpi pearaamatu kannete hulka kuuluvad alamraamatute ja ajakirjade kirjed. Igal neist kahest kategooriast on erinevad raamatud, mis sisaldavad konkreetseid tehinguid, et neid hiljem oleks lihtsam kasutada. Topeltkanne nõuab iga kande puhul nii deebet kui ka krediiti.
Klassikalisel raamatupidamisel on kaks nõuet, mida raamatupidajad peavad äritehingute raamatupidamises kajastamisel alati järgima. Esiteks peavad raamatupidamisvõrrandi tasakaalustamiseks olema igas kirjes deebet ja kreedit. Teiseks peavad pearaamatu kannete tulemuseks alati olema varad, mis on võrdsed nende varade vastu esitatud nõuetega, olenemata sellest, kas nõuded on esitanud välised sidusrühmad või omanik. Iga alamregister ja päevik peavad järgima neid reegleid; vastasel juhul on raamatupidamisraamatud tasakaalust väljas. Lisaks võivad erinevatele pearaamatukontodele sisestatud tasakaalustamata kannete tõttu tekkida vigu raamatupidamises.
Pearaamatus on sageli tähistatud algse kande raamat. See tähendab, et muude alamraamatute ja ajakirjade koondarvud keritakse pearaamatusse. Seega kõik pearaamatu kanded, mis mõjutavad alamraamatuid ja päevikuid, mõjutavad ka pearaamatut. Näiteks tavalised alamraamatud hõlmavad võlgnevusi, saadaolevaid arveid, palgaarvestust ja muud. Igal alamraamatul on oma pearaamatu kannete rühm, mis kannab nimesid, mis tähistavad alamraamatuid, millesse need on salvestatud.
Ajakirjad on kronoloogilised kirjed raamatupidamissüsteemis. Nende ajakirjade kasutusala on mõnevõrra piiratud; nad säilitavad ainult tehingud, mis on seotud müügi, ostu ja sularaha laekumisega, koos sularaha väljamaksete ja üldiste kannetega. Lühidalt, kõik pearaamatu kanded kuuluvad ühte neist ajakirjadest. Näiteks laovarude ostmisel tekib ostude ajakirjas deebet ja sularaha väljamaksete päevikus kreedit. Teised sissekanded lähevad ajakirjadesse sarnasel viisil, säilitades ettevõtte raamatupidamisarvestuse tasakaalu.
Raamatupidajad saavad iga tehingu kohta registreerida pearaamatu kandeid vastavatesse päevikutesse kuu jooksul. See tagab, et raamatud on alati ajakohased ja et ühtegi tehingut ei õnnestu ajakirjadesse registreerida. Erinevad päevikukirjete tüübid – müügid, ostud, sularaha laekumised või väljamaksed – ei oma tähtsust, kui need on õiged ja raamatupidamisarvestuses kehtivad.