Väikese uurimistööga leiavad vastuvõtujuhid mitmeid erinevaid näpunäiteid selle kohta, kuidas nad saaksid oma tööülesandeid tõhusalt täita. Enamik näpunäiteid on seotud telefonile vastamise, sobiva riietuse kandmise, tööaja ja tööruumi haldamise ning muuga. Kuna kliendid suhtlevad tavaliselt ruumidesse sisenedes ettevõtte vastuvõtulauaga, on oluline, et see ala oleks hästi jälgitud. Näpunäiteid kuuldes saavad registratuuri ülemused veenduda, et nende tööandja vastuvõtt on organiseeritud ning töötab sõbralikult ja tõhusalt.
Vastuvõtu ülemus peaks näitama eeskuju, mis hõlmab isiklike telefonikõnede tegemise vältimist, välja arvatud juhul, kui tegemist on hädaolukorraga. Paljudel ettevõtetel on isiklike telefonikõnede suhtes kehtestatud ranged eeskirjad ja kui nad seda ei tee, peaks selle looma vastuvõtulaua ülemus. Selle poliitika raames tuleks nõuda, et sisseastuvatel külalistel palutakse viisakalt istet võtta, kuni nad saavad oodata, kui vastuvõtupersonal on müüja või kliendiga telefoni teel. Vastuvõtuülema jaoks on kasulik ka see, kui tema töötajad vastaksid telefonile naeratades, sest vastaspoolel olevad inimesed kuulevad naeratust oma hääles, mis aitab ärisuhteid tihendada. Vastuvõtuülematele on parim viis tagada, et nende töötajad telefonile õigesti vastaksid, neid põhjalikult harida ja koolitada.
Vastuvõtu ülemused peaksid veenduma, et nende töötajad riietuvad nõuetekohaselt. Kõige sobivam rõivatüüp on selline, mis jäljendab ärikultuuri. Kuna on palju erinevaid tööstusharusid, mis hõlmavad vastuvõtulauaga ettevõtteid, on igal tööstusharul tavaliselt teistest erinev riietuskood. Näiteks meditsiinikabinetis nõuavad töötajad tavaliselt koorijate kandmist, kuid koolikabinetis peavad töötajad tavaliselt kandma khakisid ja nööbitavat särki.
Kõik vastuvõtulaua ülemused peaksid suutma tõhusalt hallata oma tööaega ja tööruumi, kuna see aitab optimeerida tegevuse efektiivsust. Tuvastades igapäevased ajaraiskajad ja kuidas neid vältida, saab juhendaja tööaja tootlikkuse taset märkimisväärselt tõsta. Juhendaja peab suutma hoida vastuvõtualad korrastatuna ja korras, mis aitab kaasa ruumikorraldusega seotud vahendite kasutamisele. Enamiku vastuvõtuametnike arvates on väga kasulik korraldada kõik klienditoimikud elektroonilisel viisil. See aitab vähendada paberisegadust, mis põhjustab sageli selle, et vastuvõtt näeb väga ebakorrapärane välja.
Vastuvõtu töötajad puutuvad tavaliselt igapäevaselt kokku suure stressiga. Vastuvõtu ülemused saavad kasu oma töötajatele stressi leevendamise tehnikate pakkumisest, eriti kui tegemist on ebaviisakate klientidega suhtlemisega. Vastuvõtuülema ja tema töötajate vahele tuleks alati jätta avatud suhtlusliin, kuna see võimaldab töötajatel pingeliste olukordade tekkimisel end välja hingata.
SmartAsset.