Tulemuslikkuse hindamise kirja kirjutades peaks keegi kaaluma kirja eesmärki laiemas kontekstis ning andma hinnatavale inimesele kasulikku ja sisukat teavet. Üksikisiku tulemuslikkuse hindamiseks saab kasutada mitmeid lähenemisviise, sealhulgas nii kvantitatiivseid kui ka kvalitatiivseid meetodeid, kuigi mõlemat hõlmav hindamine on tavaliselt kõige tõhusam. Inimesed, kelle kohta esitatakse tulemuslikkuse hindamiskiri, näiteks ettevõtte töötajad, peaksid mõistma ka halva hindamise tagajärgi või preemiaid suurepärase hindamise eest, nagu katseaeg ja karjääriredel.
Tulemuslikkuse hindamise kirja eesmärk peaks mõjutama selle kirja tegelikku koostamist. Keegi, kes kirjutab näiteks iga-aastase kirja töötaja töötulemuste hindamiseks, peaks kindlasti lisama teavet, mis on hinnatavale kui pidevale töötajale kasulik. Seevastu soovituskirjana kirjutatud tulemuslikkuse hindamiskiri ei ole tavaliselt mõeldud töötaja enesetäiendamise edendamiseks, vaid tema tugevate ja nõrkade külgede esiletoomiseks. Selle kirja peamise eesmärgi mõistmine võib selle kirjutajat juhendada.
Kui keegi on tulemuslikkuse hindamise kirja kirjutanud eesmärgist aru saanud, peaks ta valima parima võimaliku hindamismeetodi. Mõnes olukorras tuleks kaaluda kvantitatiivset hindamist, mis käsitleb konkreetseid numbreid, näiteks müüginäitajaid või projektile kulunud aega. Kõiki töid ei saa aga kvantitatiivselt analüüsida ja seetõttu võib eelistada kvalitatiivset tulemuslikkuse hindamiskirja, mis käsitleb tähelepanekuid ja teiste seisukohti, et kaaluda inimese tugevaid ja nõrku külgi. Igal neist meetoditest on siiski oma nõrkused ja nii paljud hindajad eelistavad kasutada neid mõlemaid koos tõhusama hindamise jaoks.
Kuna keegi kirjutab tulemuslikkuse hindamise kirja, peaks ta tagama ka selle, et hindamise subjekt mõistab protsessi olulisust. Kui ettevõtte töötajad on tavaliselt sellise hindamise tulemuste põhjal õigustatud edutamiseks, peaksid nad sellest aru saama. Tulemuslikkuse hindamise kirja eesmärk ei ole üllatada töötajaid või teisi nende töö analüüsiga, vaid anda neile kasulikku ja sisukat tagasisidet nende töötulemuste kohta. Ebaaus hindamine või edutamine võib põhjustada töötajate rahulolematust, töötajate kaotust ja isegi kohtuasju; Hindaja peaks hoolitsema selle eest, et kasutataks meetodeid, mis annavad oskuste õiglase ja erapooletu analüüsi koos selge suhtlusega, mis aitab töötajatel mõista, mida neilt oodatakse.
SmartAsset.