Millised on parimad näpunäited töövoo rakendamiseks?

Töövoog kirjeldab protsessi etappe. Enamasti kasutatakse seda terminit töömudeli kirjeldamiseks. Näiteks võib kindlustusfirma juht, kes loodab tõhusust parandada, analüüsida töövoogu, mis hõlmab osakondi, mille kaudu kahjujuhtum läbib, kahju edasikandumise kiirust ja erinevate osakondade vahelise suhtluse sujuvust. Kui juht praktiseerib töövoo juurutamist, juurutab ta organisatsiooni igapäevasesse tegevusse uut protseduuri. Töövoo rakendamise parimad näpunäited hõlmavad tavaliselt plaani või mudelit, mis käsitleb varasemaid puudujääke, uue tehnoloogia kaasamist ja töötajate koolitamist.

Et olla kindel, et uue töövoo juurutamine on vaeva väärt, peaks juht kõigepealt teadma, kuidas varasemas süsteemis oli vigu. Enamikul juhtudel ei ole töövoog tõhus, kui selle tulemuseks on raiskamine ja kulude suurenemine. Raisatud aeg protsessi etappide vahel, ebaselge osakondadevaheline suhtlus ja üksteisega vastuolus olevad andmehulgad võivad olla töövoomudeli talitlushäire sümptomid. Need probleemid aeglustavad tootmist, põhjustavad väärkasutatud tööjõudu ja tehnoloogiat, mida ei kasutata optimaalse tulemuse saavutamiseks.

Töövoo juurutamist harjutav juht peaks loetlema olemasolevad probleemid ja leidma, kus süsteemis need probleemid esinevad. Mõnel juhul võib uute protokollide loomine vähendada vigade arvu ja ebatäpse teabe juhtumeid. Protsesside efektiivsus võib sageli paraneda uue tehnoloogia kasutuselevõtuga.

Üks hea näpunäide keerukate protsessidega tegelevatele juhtidele on võtta kasutusele tarkvara, mis võimaldab automatiseeritud töövoogu. See töövoo rakendamise meetod nõuab, et juht looks protsessimudeli, mille ta saab seejärel arvutiprogrammi sisestada. Enamik tarkvara võimaldab kasutajatel juurdepääsu mallidokumentidele ja võimaldab neil kohandada liideseid vastavalt organisatsiooni vajadustele. Automatiseeritud töövoog on eriti kasulik kontekstides, kus dokumendid läbivad päevast päeva sarnaseid etappe, võimaldades korrapärast ja tõhusat töövoogu.

Töövoo rakendamisega kaasneb vajadus töötajaid koolitada. Paljud juhid leiavad, et enamik töötajaid nõustub uute töövoomudelitega, kui nad saavad aru, kuidas uus mudel võib olla tõhusam kui vana protsess. Mõned töötajad võivad alguses olla vastu, kuigi põhilised juhtimis- ja ärimotiveerimismeetodid võivad sageli olla tõhusad, et aidata neil uusi tavasid omaks võtta.

Juhid, kes rakendavad uusi töövoomudeleid, peaksid seda tegema aeglaselt, andes töötajatele palju aega uue tehnoloogia õppimiseks. Enne täielikku juurutamist tuleks hinnata töötajate oskusi uue tehnoloogia kasutamisel. Samuti tuleb sageli katse-eksituse meetodil kohandada uusi töövoo mudeleid. See tähendab, et juht saab kasu protsessi piloteerimisest väiksemates piirkondades ja seejärel järk-järgult juurutamise laiendamisest.

SmartAsset.