Sujuv töövoo ajastamine võib suurendada ettevõtte kasumlikkust ja tuua kaasa tõhusama töökoha. Esimene näpunäide optimaalse töövoo ajakava saavutamiseks on töövooga kaasnevate protsesside täpne määratlemine. Mõnikord on need protsessid praeguses tootmisskeemis juba töös. Muudel juhtudel tuleb protsess esimest korda määratleda. Protsessi määratlemine hõlmab iga mehhaniseeritud vahenditega ja personali poolt sooritatud toimingu lahkamist ja loetlemist. Protsessi tõhusust saab parandada ainult asjaomaste tegevuste koosmõju mõistmise kaudu.
Selle sõna tehnilises tähenduses on protsess kronoloogiliselt seotud ülesannete jada, mis võetakse ühiselt ette, et ressursi väljundiks töötlemise kaudu väärtust lisada. Seda väljundit võib hiljem kasutada mõnes teises protsessis ja nii edasi, kuna iga samm lisab lõpptulemusele väärtust. Töövooülesande näide võib olla töötaja, kes vaatab läbi ostutellimuse. Protsess hõlmaks näiteks kõiki eseme ostmisega seotud ülesandeid. Kui iga protsess on õigesti määratletud, saavutab kogu tootmise koosmõju nii masinaid kui ka inimesi kasutades kõrgema tootlikkuse taseme.
Teatud määral sõltuvad parimad töövoo ajastamise näpunäited kavandatava töövoo tüübist. Paljudel juhtudel on oluline näpunäide investeerida dokumendihaldustehnoloogiasse, mis võib välistada või vähendada paberitüki käsitsemise kordade arvu personalil. Samal ajal suureneb tõhusus ka valede paberitööde otsimisele kuluva aja vältimisel. Dokumentatsiooni skannimine arvutisse sisestamiseks ei suurenda tingimata töövoo tõhusust, eriti kui need elektroonilised protsessid kordavad samu ebaefektiivsust, mis ilmnes paberkoopiate käsitlemisel.
Teine näpunäide on uue projektihaldustarkvarasüsteemi installimisel hoolikalt planeerida. Jätke töötajatele piisavalt aega koolituseks. Terve operatsiooni nädalaks sulgemine, et koolitada personali uute protsesside seeriaks, võib tunduda äärmuslik. Kui aga tulemuseks on korralikult koolitatud töötajad, kes tunnevad end uue töövoo ajakava süsteemiga rahul, võib see olla mõistlik investeering, mis aja jooksul amortiseerub.
Üldine nõuanne, mis kehtib paljude ärielementide, mitte ainult töövoo ajastamise kohta, on investeerida ettevõtte kultuuri, mis annab töötajatele võimaluse pidada end töövooprotsessi oluliseks osaks. Kommunikatsiooni tähtsus töövoo ajakava koostamisel on protsessi halvenemise vältimiseks kriitiline, kuna inimkultuuril on tohutu mõju sellele, kui hästi töövoo ajakava reaalses maailmas toimib. See, mis näib skemaatiliselt optimaalne, võib töökoha inimfaktori tõttu ootamatul viisil areneda ja muutuda.
SmartAsset.