Seminari planeerimine on protsess, mille käigus korraldatakse kõik edukaks seminari läbiviimiseks vajalikud tegevused. Sellised seminarid võivad kesta paar tundi või kesta mitu päeva. Tõhusa seminari planeerimise näpunäited hõlmavad selgelt määratletud töömahu loomist, situatsiooniplaani koostamist, tarnijate hoolikat valimist, tegevustevahelise tasakaalu säilitamist ja sündmusejärgse ülevaatuse meelespidamist.
“Töö ulatus” on dokument või dokumentide seeria, mis kirjeldab kõiki projekti nõudeid. Seda tüüpi dokument on seminari tõhusaks planeerimiseks hädavajalik, kuna aitab ennetada ootamatuid probleeme ja kulutusi. Seminari töö ulatus peaks hõlmama ruumi-, meelelahutus-, söögi- ja tehnoloogianõuete ning kindlustus- ja majutusnõudeid, kui vaja. See võib sisaldada ka teavet esinejate ja nendega seotud kulude ja nõuete kohta.
Kuigi kõikehõlmav töö võib aidata luua sujuva sündmuse, võib siiski tekkida ootamatuid probleeme. Tihti tähelepanuta jäetud, kuid oluline osa seminari planeerimisel on situatsiooniplaneerimine. See protsess hõlmab kogu plaani analüüsimist, kõige tõenäolisemate punktide väljaselgitamist, kus midagi võib valesti minna, ja võimalike probleemidega toimetuleku plaani koostamist. Näiteks kui kava sisaldab õhtusööki DJ-ga ja tantsimist, peaks planeerija koostama nimekirja alternatiivsetest DJ-dest sarnases hinnaklassis, et oleks valmis juhuks, kui lepinguline DJ läbi kukub.
Müüjate hoolikas valimine võib aidata lahendada paljusid traditsiooniliselt seminaride planeerimisega seotud väljakutseid. Planeerijad peaksid võrdlema mitme müüja hindu ja kvaliteeti ning võivad soovida küsida oma parimate valikute kohta viiteid. Müüjate, näiteks toitlustajate jaoks on mõistlik nõuda ka vastutuskindlustuse tõendamist. Seminaride planeerijad peavad sageli nimekirja hankijatest, kes on varem hästi toiminud, et saaksid neid hankijaid tulevaste sündmuste jaoks kasutada.
Tõhus seminari planeerimine eeldab ka tasakaalutunnet. Olemasoleva aja efektiivseks kasutamiseks tuleks läbi mõelda kõik vajalikud tegevused, nagu tunnid, meelelahutusüritused ja vahetunnid. Pikad seansid peaksid sisaldama puhkepause tualettruumis või telefonis ning neid tuleks pidada vajalike ruumide vahetus läheduses. Tegevuste vahele tuleks jätta piisavalt aega, et osalejad jõuaksid ühest piirkonnast teise ilma millestki ilma jäämata.
Seminari planeerimine algab sageli eelneva seminari sündmusejärgse analüüsiga. See kehtib eriti korduvate või iga-aastaste sündmuste kohta. Seminari õnnestumiste ja ebaõnnestumiste analüüsimine võib anda väärtuslikku teavet, mis muudab tulevased seminarid sujuvamaks.