Palgaarvestuse säilitamise nõuded on jurisdiktsiooniti väga erinevad, nii et ettevõtete omanikud peaksid tutvuma oma piirkonna seadustega. Mõned dokumendid, mida võib olla vaja säilitada, puudutavad palgamakse, töötajate hüvitisi ja töötundide arvu. Samuti peaksid nad kaaluma palgaarvestuste digitaalsete ja paberkoopiate säilitamist. Võimalusel tuleks paberdokumente hoida tulekindlas kapis, et vältida nende kahjustamist.
Hea mõte on uurida, kui kaua võib olla vaja palgaarvestust säilitada. See võib riigiti erineda ja seda juhivad tavaliselt kohalikud tuluametid. Reeglina tuleb enamikku dokumente säilitada neli kuni kümme aastat pärast tehingu toimumist.
Ettevõtete omanikud peaksid ka kindlaks määrama, milliseid konkreetseid palgaarvestusi tuleb pidada. Mõned olulised võivad sisaldada dokumente, mis tõendavad, et teatud maksud peeti töötaja palgast kinni. Üksikisik võib vajada ka dokumente, mis näitavad, kui palju talle maksti ja mitu tundi töötas. See palgaarvestuse säilitamise tava võib aidata tõestada, et töötajatele maksti vähemalt kohalikku miinimumpalka, kui see on olemas. Samuti võib see aidata kaasa laste tööseaduste järgimisele, kui see on kohaldatav.
Muud palgaarvestuse säilitamise valikud võivad hõlmata ületunnitöötasusid, töötajate hüvitisi, puhkusetasusid või haigushüvitisi. Kui ettevõte teeb sissemakseid pensionifondi või maksab osa oma töötaja kindlustusmaksetest, tuleks ka selle kohta dokumentatsioon salvestada. Kui töötajatele makstakse komisjonitasu, võib ülemusel olla vaja säilitada ka ettevõtte müügiaruanded.
Arhivaalidest tuleks säilitada nii digitaalsed kui ka paberkoopiad. Seda selleks, et ühe kirjekomplekti hävitamise korral oleks olemas varukoopia. Digitaalseid kirjeid tuleks hoida ka eemaldatavatel salvestusseadmetel, nagu varu-kõvaketas, -ketas või -mälupulk, lisaks nende hoidmisele arvuti kõvakettal. Paberkoopiad tuleks lukustada tulekindlasse kappi, mis asub kohas, mis ei ole üleujutusohtlik, kuna see aitab tagada nende dokumentide ohutuse.
Palgaarvestuse säilitamine võib olla iga ettevõtte tavapärase tegevuse oluline osa. Seda on tavaliselt lihtne teha, kui tööga regulaarselt kursis ollakse. Korralikult ja vajalikuks ajaks dokumentide salvestamine võib ettevõtte auditi või müügi korral säästa juhi suurest südamevalust.
SmartAsset.