Palgaaruanded on ettevõtte ametlikud dokumendid, kus on kirjas teave igale töötajale makstud raha kohta. Ettevõtted on seadusega kohustatud koostama need aruanded koos konkreetse teabega iga aruande kohta. Parimad näpunäited palgaarvestuse aruannete koostamiseks hõlmavad kehtivate palgaarvestusseaduste ülevaatamist, dubleerivate aruannete koostamise süsteemi loomist ja perioodiliste auditite läbiviimist, et tagada vastavus. Ettevõtetel on sageli kahte tüüpi palgaarvestusdokumente. Üks läheb töötaja juurde palgakärpiks ja teine jääb arvestuse pidamiseks ettevõttesiseste dokumentide juurde.
Praegused palgaarvestuse seadused määravad, millist teavet ettevõte oma palgalehtedel ja palgaaruannetel esitab. See võib hõlmata teavet töötaja tšekist maha arvatud palgafondimaksude, hüvitiste ja arestimiste kohta. Muu teave võib hõlmata palgaarvestusperioodide kuupäevi või eraldi palga, töötasu ja ületundide summasid. Jällegi tuleb see teave sageli riiklike, piirkondlike või kohalike omavalitsuste eeskirjadest või muudest määrustest.
Süsteem on tavaliselt vajalik palgaarvestuse aruannete haldamiseks. Ettevõtted koostavad neid aruandeid sageli vähemalt kord kuus, nii et süsteemi kasutamine tagab teabearuannete püsivuse. See süsteem tagab ka selle, et ettevõte ei jäta ühest perioodist teise välja ühtegi teavet. Palgaarvestustarkvara on ettevõtetes enam levinud, pakkudes neile võimalusi süsteemi loomiseks ja hooldamiseks. Palgaarvestustarkvara kasutamine võimaldab ka tsentraliseeritud aruandlussüsteemi, milles üks asukoht saab töödelda kogu ettevõtte palgaaruandeid.
Auditid on tavaliselt vajalikud tagamaks, et ettevõte järgib kõiki väliseid ja sisemisi palgaarvestuseeskirju. Enamasti saab ettevõte oma palgaarvestuse aruannetes ja süsteemis kasutada kahte tüüpi auditit: sisemist ja välist. Siseauditid kasutavad palgasüsteemi ülevaatamiseks ettevõtte enda töötajaid. See audit on mõeldud ainult juhtimise eesmärgil. Teine audititüüp, väline, nõuab kolmanda ettevõtte kasutamist ja on mõeldud peamiselt ärivälistele sidusrühmadele.
Palgaarvestuse parimate näpunäidete järgimine on tavaliselt pidev protsess. Seadused ja määrused muutuvad, mis nõuavad ettevõttelt aruannete ja auditite süsteemi muutmist. Näiteks peavad riigiettevõtted sageli igal aastal läbima arvukalt auditeid. Palgaarvestussüsteem nõuab aktiivset aruandlust ja haldamist, nii et ettevõte võib valida konkreetsed inimesed, kes seda süsteemi jälgivad. Need töötajad tulevad sageli palgaarvestuse ja raamatupidamisosakonnast, lähtudes ettevõtte töötajate arvust ja protseduuridest.
SmartAsset.