Ilma hea ostutellimuste jälgimissüsteemita oleks raske säilitada kontrolli laoseisu ja ka tootekulude üle. Ostutellimusi võib saata posti teel, faksiga, e-postiga või lihtsalt müüjale helistada. Tavaliselt on ettevõtetevahelised elektroonilised ostutellimused, aga ka ühekordselt kasutatavad vormid, näiteks need, mida kasutatakse jaekauplustes. Mõned ettevõtted kasutavad teatud tootekategooriate ostude jälgimiseks üldist ostutellimust. Ostutellimuste jälgimise süsteem, olenemata selle vormingust, peaks olema loodud nii, et see annaks ettevõttele kõige rohkem teavet heade ostuotsuste tegemiseks.
Ostutellimus on äridokument, mille ostuettevõte saadab müüvale ettevõttele, kus on märgitud tooted, kogused ja hind. See on kokkulepe ja seaduslik pakkumine toodete ja/või teenuste ostmiseks. Ostutellimuste jälgimine on ettevõtte sisekontrolli jaoks oluline.
Ostutellimuse vormil peaks olema näidatud tellimuse kuupäev ja nõutav kuupäev, tarneviis ning hankija nimi ja aadress. See peab sisaldama ka tellitud toodet, iga kauba maksumust ja koguhinda. Vajadusel tuleks lisada ka müügimaks. Ostutellimuste vormide elektrooniline genereerimine võib mõnes ettevõttes olla seotud ka laoseisuga, et säilitada toote bilanss.
Esiteks peab ettevõte teadma, mis on tellitud. Selle teabe puudumine võib põhjustada selle, et ettevõttel on liiga vähe laoseisu ja see ei suuda rahuldada oma klientide nõudlust või liiga palju laoseisu, mis raiskab ruumi ja vähendab rahavoogu. Hea ostutellimuste jälgimise süsteem võimaldab ettevõttel tellitut koheselt vaadata ja tellimuste olekut jälgida.
Ostutellimuste jälgimissüsteemi kasutav ettevõte vähendab ka töötajate pettuste võimalust. Näiteks on oluline, et igale ostutellimusele oleks eelnevalt määratud number. See välistab võimaluse, et töötaja tellib kaupu müüjalt ja kasutab tooteid isiklikuks kasuks.
Sageli kasutab ettevõte ostutellimuste koostamiseks ja jälgimiseks automatiseeritud süsteemi. Sel viisil saab ettevõte pidada tootekataloogi, mida saab sorteerida hankija, toote ja hinna järgi. Lisaks loob süsteem andmebaasi varude loendi salvestamiseks ja selle loendi pidevaks värskendamiseks. Saadaval on tarkvara, mis loob ostutellimuse vormi, jälgib täitmata ja täidetud ostutellimusi ning analüüsib isegi ostutrende, et aidata müüjatega hinnaläbirääkimistel.
Ostutellimuste jälgimise süsteem tsentraliseerib ostmise, mis väldib dubleerimist. Elektrooniline süsteem pakub ka hankijate andmebaasi ja võimaldab üleliigse paberimajanduse kõrvaldamiseks ostutellimusi e-postiga saata. Ostutellimuste haldamine võimaldab ettevõttel kontrollida oma oste ja piirata varguste võimalust.
SmartAsset.