Peaaegu kõigis riikides on kaubamärkide kaitsmiseks kasutusele võetud süsteemid, kuid enamasti tuleb enne nende lisamist taotleda kaubamärgikaitset. Kuigi kaubamärgitaotluse nõuded on jurisdiktsiooniti erinevad, on kaubamärgitaotlus kõikjal tõsine dokument ja see tuleks hoolikalt ette valmistada. Ameerika Ühendriikides, Kanadas ja suuremas osas Euroopast on kaubamärgitaotlus juriidiline dokument ning selles esitatud väited on siduvad ja peavad olema täpsed. Parimad näpunäited kaubamärgitaotluse täitmiseks hõlmavad kogu taotluse hoolikat lugemist ja kõigi nõuete mõistmise tagamist; kõigi osade hoolikas ettevalmistamine, et midagi ei peaks muutma; ning kõikide tähtaegade ja tasude jälgimine. Paljud inimesed otsustavad palgata kaubamärgiadvokaadi kaubamärgitaotluste ettevalmistamiseks, kuid enamik riike lubavad esitajatel taotlusi ise täita.
Kaubamärgitaotluse täitmisel on kõige olulisem selge arusaam sellest, mida taotlus nõuab. Nii Ameerika Ühendriikides kui ka Ühendkuningriigis avaldavad kaubamärgiametid – vastavalt Ameerika Ühendriikide patendi- ja kaubamärgiamet ja intellektuaalomandi amet – informatiivseid voldikuid, mille eesmärk on juhendada taotlejaid taotlemisprotsessis. Esimese sammuna tuleks lugeda väljaandeid ja juhendeid, kui need on olemas.
Taotlejad peaksid hoolikalt läbi lugema ka kaubamärgitaotluse. Kaubamärgitaotlused on saadaval riiklikest kaubamärgiagentuuridest tasuta ja need postitatakse tavaliselt ka veebis. Paljud rakendused on mitmes osas või etapis. Võimalikud taotlejad peaksid hoolikalt läbi lugema taotluse kõik osad, võtma teadmiseks taotluse nõuded ja küsima enne alustamist lisateavet kõige ebaselge kohta.
Kaubamärgitaotlused nõuavad üldjuhul enamat kui registreeritava kaubamärgi kirjeldust. Enamik nõuab ka tõendeid selle kohta, et kaubamärki on kasutatud, kui kaua seda on kasutatud ja millistel turgudel seda on kasutatud. Enamikus riikides, sealhulgas USA-s, Ühendkuningriigis ja Kanadas, nõuavad taotlused ka vandetunnistust, et esitajale teadaolevalt on taotleja õigused kaubamärgile legitiimsed.
Põhitaotlus on sama, olenemata sellest, kas taotleja taotleb ettevõtte kaubamärki, isiklikku kaubamärki või teenusemärki. Taotlusega koos esitatavad tõendusnõuded ja avaldused võivad olenevalt taotletava kaubamärgi tüübist siiski erineda. Sellest tulenevalt on ka taotlejal oluline enne avalduse täitmist teada, millist märki ta registreerib. Kaubamärgibüroode väljaanded ja ka kaubamärgijuristid, kes tunnevad kohalikke kaubamärgieeskirju, võivad aidata taotlejatel tuvastada, millist kaubamärki nad registreerida soovivad.
Enamik kaubamärgibüroosid võimaldab nii veebis kaubamärgitaotluste esitamist kui ka paberkandjal kaubamärgitaotluste esitamist. Ainus erinevus nende kahe vahel on tavaliselt töötlemisaeg ja mõnel juhul tasumisele kuuluv tasu. Veebipõhised taotlejad peavad olema kindlad, et kõiki manuseid saab tõhusalt elektroonilisse süsteemi üles laadida, ning nad peavad kontrollima, kas kogu nende dokumentatsiooni saab teisendada elektroonilisele vormile. Taotlejad, kes ei lisa oma esialgsele taotlusele nõuetekohaselt kõiki dokumente, võidakse täielikult tagasi lükata või nad peavad esitama hilisemad muudatused lisatasu eest.
Vältimaks võimalust, et taotluses puuduvad elemendid, puuduvad sammud või ei vastaks muul viisil nõuetele, otsustavad paljud taotlejad palgata kaubamärgiadvokaadi oma taotlusprotsessi haldamiseks. See kehtib eriti juhul, kui taotleja esitab korraga rohkem kui ühe kaubamärgi. Advokaadid, kes töötavad regulaarselt kaubamärgitaotlustega, saavad aidata taotlejatel kiiresti tuvastada, millist materjali tuleb lisada, aidata taotlust või seda täiendada ning hallata kõiki tähtaegu, täiendavaid taotlusi ja vaidlusi, kui neid peaks tekkima. Kaubamärgiagentuurid ei vaja üldjuhul advokaadi abi, kuid peaaegu kõik soovitavad seda. Advokaadiga konsulteerimine, vähemalt esialgu, võib olla hea viis taotlemisprotsessist arusaamise saamiseks ja hilisemate taotlemisprobleemide vältimiseks.