Hüvitise taotlus on tavaliselt vajalik siis, kui üksikisik maksab teatud tüüpi kulud oma taskust ja soovib selle kulude summa tagasi saada tööandjalt, kindlustusandjalt või teatud tüüpi teenusepakkujalt. Hüvitisetaotluse esitamise täpne protsess sõltub taotluse saava üksuse poliitikast ja protseduuridest. Tavaliselt hõlmab protsess vajadust esitada üksikasjalik teave kulu olemuse, tõendi selle kohta, et kulu tegelikult tekkis, ja selle kohta, miks esitaja peab hüvitama.
Üks levinumaid näiteid hüvitamistaotluse esitamisest on seotud tööandja antud ülesande täitmisega seotud ettevõtluse kulude hüvitamise taotluse esitamisega. Tööandjad esitavad tavaliselt spetsiaalse vormi, mis tuleb hüvitise saamiseks täielikult täita. Tõenäoliselt sisaldab vorm väljasid, mis sisaldavad teavet, näiteks kulutuse tekkimise kuupäev, kulu summa ja see, millega kulu oli seotud töötajale määratud ülesandega. Hüvitisdokumentide osana esitab töötaja tavaliselt kviitungid, mis toetavad hüvitamistaotlusele sisestatud kirjeid, muutes tööandjal hõlpsaks neid kontrollida ja taotlust kas kinnitada või tagasi lükata.
Hüvitise taotlemine eeldab hüvitamistaotluse saava üksuse põhimõtete ja protseduuride mõistmist ja järgimist. See tähendab, et taotlus esitatakse õigeaegselt ja kõik töötlemiseks vajalikud dokumendid esitatakse samal ajal. Isegi kui taotlus esitatakse veebis, võib saaja nõuda, et paberkandjal kviitungid skannitaks dokumendiks ja esitataks koos veebipõhise taotlusega.
Lisaks aitab see, kui võtate aega, et mõista, millised kulud on lubatud ja millised mitte, menetlemist kiirendada ja hüvitise esitajal kiiremini kätte saada. Näiteks kui tööandja poliitikad lubavad katta hotellitoa kulud, kuid ei võimalda toas meelelahutust, näiteks filmide rentimist, vähendab nende kulude hüvitamise taotlusele mitte lisamine tööandja võimalusi. taotledes muudetud taotluse esitamist või tööandjalt rea kirje mahajätmist ja töötajale võlgnevuse korrigeerimist. Enamik tööandjaid esitab konkreetsed juhised trükitud või elektroonilisel kujul, millega saab tutvuda, kui töötaja taotlusvormi täidab.