Fookusgrupilt täpse ja kohaldatava teabe saamiseks on oluline värvata õiged osalejad. Tõhusa fookusgrupi värbamise nõuanded hõlmavad selge arusaamise kujundamist nii vajalikust teabest kui ka inimestest, kellelt seda teavet koguda. Samuti on kriitilise tähtsusega eelkvalifikatsiooni küsimustiku väljatöötamine, mis tagab õigete inimeste kutsumise rühmas osalema. Värbajad peavad ka selgelt suhtlema potentsiaalsete küsitluse liikmetega ja määrama osalemise soodustamiseks sobiva hüvitise.
Tõhusa fookusgrupi värbamise esimene samm on kindlaks teha, mida ettevõte peab teadma. Mõnel juhul eksisteerivad fookusrühmad, et määrata kindlaks tarbijate üldised muljed teatud toodetest. Teised püüavad paljastada konkreetsete tarbijarühmade arvamusi ja ostuharjumusi. Teised aga on mõeldud tarbijate reaktsioonide saamiseks pakendile, konkreetsele tootele, ettevõttele, kaubamärgile või reklaamikampaaniale. Ettevõtted ei saa kindlaks teha, millist tüüpi inimesi tuleb uurida, kuni nad ei tea, millist teavet on vaja avada.
Kui ettevõte teab, mida ta soovib teada saada, võib ta hakata otsustama, keda osalema kutsuda. Fookusgruppide värbamine peaks hõlmama osalejaid kõigist potentsiaalsetest sihtrühmadest kas ühes rühmas või mitme väiksema rühmana. Ettevõttel võib tekkida vajadus kaaluda, kas ta soovib rääkida olemasolevate või potentsiaalsete klientidega ja kas teha koostööd ostjate või lõppkasutajatega, kui need kaks sihtrühma on erinevad.
Tugev kvalifitseerimisprotsess on fookusgruppide värbamisel ülioluline, kuna see samm tagab, et uuringus osalevad õiged inimesed. See tähendab, et kvalifitseeruvad küsimused peaksid välja selgitama, kas potentsiaalse osaleja demograafilised andmed sobivad soovitud profiiliga. Samuti tuleks kirjutada küsimusi, et teada saada, kas inimestel on muid ettevõtte poolt soovitud tegureid, sealhulgas ostlemis- ja ostuharjumused.
Kui õiged osalejad on välja selgitatud, tuleb neid siiski veenda, et nad on fookusgrupis kaasatud. See tähendab, et rühmad peavad olema kokku pandud osalejatele sobivatel aegadel ja kohtades ning valitud isikud peavad olema osalemiseks teemast piisavalt huvitatud. Küsitlusgrupi üksikasjad tuleks osalejatele selgelt edastada ja küsimustele vastamiseks tuleks luua süsteem. Paljudel juhtudel pakutakse fookusgruppide värbamisel stiimuleid. Need stiimulid võivad hõlmata kõike väärtuslikku, näiteks sularaha, kinkekaarte, tooteid, allahindlusi või restoranitoite.
SmartAsset.