Äriprotsesside täiustamine sõltub arusaamisest, suhtlusest ning pidevatest uuendustest ja uuendustest. Äriprotsess on praktika, kus erinevad sisendid töötavad koos väljundi saamiseks. Protsess võib seega olla kõike alates teenuse osutamisest kuni palgaarvestuse töötlemiseni. Äriprotsesside kaartide koostamine, osakondadevahelise suhtluse soodustamine ja tehnoloogia kasutamine protsessi oleku värskenduste pakkumiseks on võimalused äriprotsessi parandamiseks.
Äriprotsesside täiustamise makronäitena kujutage ette ettevõtet, kes soovib vähendada töötajate kõrget voolavust. Protsess, mis vajab täiustamist, on seega esimene töötaja kogemuse aasta. Juht soovib seda numbrit langetada ja ettevõtte lojaalsust suurendada. Selleks peab ta probleemist aru saama, julgustama suhtlemist ja olema protsessi olekuga kursis.
Äriprotsessis on oluline probleemist aru saada, mitte ainult sümptomeid parandada. Parimad otsused on üldiselt hästi informeeritud ja sama kehtib ka äriprotsesside täiustamise kohta. Juht, kes tegeleb töötajate voolavuse vähendamisega sümptomite parandamisega, võib pakkuda töötajatele stiimuliks kõrgemaid hüvitispakette. Kuue kuu pärast võib see juht aru saada, et numbrid ei ole oluliselt paranenud ja et ta raiskas aega ja raha, püüdes seda strateegiat rakendada, mõistmata probleemi tegelikku olemust.
Äriprotsesside täiustamisel on suhtlus võtmetähtsusega ning see peaks olema avatud ja julgustatud, eriti osakondadevahelistes protsessides. Avatud suhtlust kasutades võib juht küsida uutelt töötajatelt ja uutelt palgatud juhtidelt, mis nende arvates põhjustab näiteks nii suure voolavuse. Juht võib saada teavet, mis näitab, et uued töötajad ei tunne, et neid peetaks väärtuslikuks või et nende juhid on koolitusele piisavalt keskendunud.
Suhtlusliinide avatuna hoidmine võib aidata probleemile uuenduslikke lahendusi leida. Ajurünnakud võivad viidata sellele, et uute töötajatega tuleks kavandada rohkem koolitusi ja isiklikke hinnanguid. Selliste muudatuste elluviimine võib suurendada töötajate lojaalsust ja tuua kaasa väiksema voolavuse, parandades seeläbi äriprotsessi.
Probleemi mõistmine võib muuta parendusstrateegiad tõhusamaks, kuid protsessi täiustamine on pidev protsess. Tõhusad protsessijuhid vaatavad üle ja teevad uuendusi ka pärast probleemi lahendamist. Näites toodud lahenduste jätkamine – uue palgauuringu läbiviimine ja küsimuste esitamine murede või parenduskohtade väljaselgitamiseks – võib aidata juhti võimalike probleemidega kursis hoida, võimaldades tal varakult lahendusi leida.
Äriprotsesside kaardistamine võib samuti anda võimaluse protsesse paremini mõista, suurendades samal ajal suhtlust. Protsessikaardid pakuvad äriprotsesside visuaalset samm-sammult kujutist, mis aitab protsesside juhtimist sujuvamaks muuta. Visuaalsed esitused hõlbustavad protsesside kontseptualiseerimist ja parandamisruumi leidmist. Protsessikaarte koostavad meeskonnad tulevad tavaliselt protsessi erinevatest etappidest ja võivad pakkuda olulist teavet erinevatest vaatenurkadest, et aidata täiustada.
Õige valiku ja hoolduse korral võib tehnoloogia parandada ka äriprotsesside juhtimist. Näiteks tühiste või haldusülesannete automatiseerimine võib tõhusalt teavet salvestada, vähendada inimlikke vigu ja parandada tõhusust. Automatiseeritud haldussüsteemid võivad samuti aidata suurendada kontrolli protsesside üle ja suurendada toimingute nähtavust.
SmartAsset.