Äriprotsesside dokumenteerimine on konkreetse äriprotsessi või -protseduuriga seotud sammude kirjaliku kirje loomise protsess. Selline dokumentatsioon aitab ühtlustada protseduure ja luua parimaid tavasid. Selgete ja tõhusate protsessidokumentide loomise näpunäited hõlmavad hõlpsasti arusaadava keele kasutamist, mitme osapoole dokumentatsiooni ülevaatamist ja nii üksikasjalike dokumentide kui ka lihtsustatud petulehtede kirjutamist.
Paljud ettevõtted loovad koolituse eesmärgil äriprotsesside dokumentatsiooni. See tähendab, et dokumente loevad tõenäoliselt paljud inimesed, kellel võib olla väga erinev arusaamise tase. Maksimaalse tõhususe tagamiseks peaksid protsessidokumendid olema kergesti arusaadavad kõigile, kes neid tõenäoliselt kasutavad.
Eksperdid soovitavad sageli selliseid dokumente kirjutada, kasutades üheksanda klassi lugemistasemele vastavat keelt. Samuti peaksid kirjanikud vältima tehnilise või tööstuse žargooni kasutamist. Kui tuleb kasutada akronüüme või tööstustermineid, tuleks need kõigepealt selgelt määratleda. Äriprotsesside dokumentatsiooni koostamisel on mõistlik lisada ka definitsioonide loend.
Kuigi äriprotsesside dokumentatsiooni täidab sageli selliste dokumentide väljatöötamises kogenud isik, on oluline lasta teistel dokumendid üle vaadata enne, kui need ühisesse kasutusse võetakse. Kui dokumentatsiooni koostaja ei ole dokumenteeritava protsessi ekspert, peaks ta läbi viima ülevaatuse, et veenduda sisu tehnilises korrektsuses. Samuti peaks dokumendid üle vaatama vähemalt üks isik, kes pole protsessiga täiesti kursis, et oleks võimalik tuvastada kõik ebaselged juhised või puuduvad sammud.
Üksikasjalikud dokumendid on äriprotsesside dokumentatsiooni oluline osa. Dokumendid selgitavad kõiki protsessiga seotud etappe ja võivad sisaldada ka lisateavet, nagu tarkvaranõuded, juriidilised piirangud ja kontaktteave erinevate sammude jaoks. Kuigi dokumendid on protsessi täielikuks selgitamiseks kriitilise tähtsusega, võivad need olla igapäevaseks kasutamiseks liiga pikad või mahukad.
Selle probleemi lahenduseks on luua petuleht, mis käsitleb ainult kõige kriitilisemaid samme ja toimib meeldetuletusena, kui kogu protsessi dokumentatsioon on läbi lugenud. Need petulehed peaksid pakkuma lihtsat viisi iga sammu kohta põhiteabe leidmiseks. Võib-olla on mõistlik esitada lehekülje või peatüki number, kust leiate teavet täielikus dokumentatsioonis, et lugejal oleks viide, kui ta vajab täiendavaid üksikasju. Selliseid lehti esitatakse sageli vooskeemide või piirjoontena.
SmartAsset.