Kõnepostisõnumi jätmine võib tegelikult olla mõnevõrra stressirohke inimestele, kes tunnevad end masinaga rääkides ebamugavalt. Eelkõige ärikeskkonnas võib inimene tunda kohustust rääkida teatud viisil või hoiduda teatud sõnade ütlemisest. Õnneks on kõneposti etikett üsna sarnane muude ärisuhtlusvormide omaga ja seni, kuni kõnepostist lahkuja räägib selgelt ja jätab salvestusele asjakohase teabe, järgitakse kõneposti etiketti enamasti tõhusalt. Ärisõnumit jättes tuleks meeles pidada lühidalt, täpset ja hästi kõnelemist ning juhuslikku sõnumit jättes tuleks kindlasti järgida kõneposti etiketti ning olla lühike ja selge.
Sõnumi jätmisel on esmane eesmärk edastada lühikirjeldus, kes on helistaja ja kust helistaja edaspidi kätte saab. Kõneposti saav isik ei saa seda teavet hankida, kui helistaja ei räägi selgelt. Sõnumiga ei tohiks kiirustada; ta peaks rääkima selgelt ja andma ainult põhiteavet, mida helistaja vajab, et helistaja juurde tagasi saada. Jätke salvestusele telefoninumber ja hääldage see kindlasti selgelt, et kõne vastuvõtja saaks sellest aru.
Ärikõnede puhul näeb kõneposti etikett ette, et helistaja ei suhtuks kõne vastuvõtjasse liiga juhuslikult. Helistaja peaks kõnepostist mõtlema kui suhtlemisele tegeliku isikuga; ta peaks mõtlema, kuidas ta suhtleks kõne saava inimesega, kui see oleks näost näkku suhtlemine, ja rääkima vastavalt sellele. Vältida tuleks slängi, sõimamist ja liigset tuttavlikkust, kuigi see ei tähenda, et helistaja peab kõlama külmalt ja eraldatult. Kõik, kes saavad kõneposti, reageerivad eredale häälele positiivsemalt kui külmale või vihasele, seega olge särav, kuid viisakas.
Kõneposti etiketi järgimiseks tuleks vältida ka pikki kõnepostisõnumeid, mis sisaldavad liigseid üksikasju ja segavaid sõnu. Kõnepost ei ole sobiv foorum arutelu vajava teema laiendamiseks; pigem on see viis teisele inimesele edastada, et näost näkku või telefonivestlus on vajalik. Lühidus võib ärisuhet pigem tugevdada kui takistada ning helistajalt ei tasu oodata kohest vastust. Kõneposti mõte on jätta sõnum, mitte alustada või jätkata täielikku vestlust.
SmartAsset.