Ettepanekutel võib olla organisatsioonis oluline roll. Peamised probleemid, nagu rahastamine või poliitika muutmine, võidetakse või kaotatakse sageli nende lahendamise ettepanekute põhjal. See tähendab, et ettepanekute kirjutamine on sageli hädavajalik. Need, kellele see ülesanne on määratud, saavad oma ettepaneku tõhusust suurendada, võttes arvesse oma publiku analüüsi, veenmise ja esitlemise meetodeid.
Publikuanalüüs on meetod, mida paljud inimesed ekslikult ignoreerivad. Ettepanek peaks olema väga sihipärane dokument. See võib tunduda raske, kui publik koosneb paljudest inimestest, kuid kirjutaja peaks püüdma saada võimalikult täpse hinnangu. Et hinnang oleks täpne, peaks kirjutaja mõistma, mis on publiku mure. See võib võimaldada kirjanikul tõhusalt esitada teavet broneeringute vastu võitlemiseks ja müügiargumentide esiletoomiseks.
Veenmine on üks peamisi ettepanekute kirjutamise tööriistu. Seetõttu peaks kirjanik oma veenmismeetoditele suurt tähelepanu pöörama. Kuna ettepaneku kirjutamine on tavaliselt tegevuse julgustamine, peaks ettepanek suunama publikut selle tegevuse suunas. Et selline dokument oleks tõhus, peab see tekitama publikus tunde, nagu oleks kirjanik andnud neile õige vastuse. Kui mõni ettepanek jätab publikus tunde, et kirjutaja ei taha nende arvamust peale suruda, ei ole dokument oma eesmärki täitnud.
Kirjanik ei taha, et ettepanekut võetaks kui jõhkrat müügikõnet. See võib juhtuda, kui publikule tundub, et kirjanik üritab teemat vaikida, keskendudes pakutud idee pealiskaudsetele eelistele või ignoreerides tahtlikult võimalikke probleeme. Ettepaneku kirjutajal peaks olema pakutava idee kohta põhjalikud teadmised. Kui on aspekte, mida võiks pidada miinuseks, on sageli kõige parem käsitleda neid otse.
Ka ettepaneku kirjutamine nõuab selgust. Tuleb meeles pidada, et paljudel juhtudel esitavad ettepanekud lahendusi publikule, kes ei tea oma vajadustest. See tähendab, et tõhus ettepanek nõuab sageli probleemi või valdkonna kirjeldust, mida saaks parandada. Kui seda ei tehta selgelt ja põhjalikult, võib pakutud ideed pidada kergemeelseks või seda võib edasi lükata.
Mõned kirjanikud teevad ka selle vea, et püüavad pikkust enda huvides ära kasutada. Tarbetult pikal ettepanekul võivad olla kavandatule vastupidised tagajärjed. Kui kogu teave on selgelt ja arukalt esitatud ning rohkem pole midagi kirjutada, on parem mitte midagi kirjutada.
SmartAsset.